Дакладная запіска - складаем згодна з патрабаваннямі

Дакументаабарот любога прадпрыемства ўяўляе сабой сукупнасць папер рознага характару, якія сістэматызаваны пэўным чынам. Адным з дакументаў з'яўляецца дакладная запіска.

Агульная характарыстыка і прызначэнне дакумента

Для пачатку варта адзначыць, што дакладная запіска - гэта дзелавая папера, якая носіць інфарматыўны і адначасова рэкамендацыйны характар. Яна прызначана для прадастаўлення кіраўніку прадпрыемства ці непасрэднаму начальніку. Гэты дакумент можа быць складзены любым супрацоўнікам кампаніі па двух прычынах:

1. Па ініцыятыве самога работніка.
2. Па заданні кіраўніцтва.

У любым выпадку такая папера ўтрымлівае ў сабе падрабязную інфармацыю адносна канкрэтнага, асобна ўзятага пытання. Па сутнасці, гэта - меркаванне супрацоўніка, выказанае ў пісьмовай форме. Бываюць выпадкі, калі для прыняцця рашэння кіраўніку неабходна ведаць меркаванні сваіх падначаленых адносна абставінаў якой-небудзь справы. Тады работнік абавязаны скласці аргументаваны адказ, а ў заключэнне дадаць сваё асабістае меркаванне ў выглядзе канкрэтных прапаноў і рэкамендацый. Адпаведна, такая запіска становіцца ўжо прыватным меркаваннем канкрэтнага чалавека.

Не варта блытаць

Беручыся за складанне таго ці іншага дакумента, неабходна дакладна ведаць, што канкрэтна патрабуецца падаць. Некаторыя віды дзелавой перапіскі вельмі падобныя адзін з адным, і іх можна лёгка пераблытаць. Да прыкладу, дзелавыя запіскі бываюць трох відаў: службовыя, дакладныя і тлумачальныя. У той жа час паміж імі ёсць тры істотных адрозненні, якія не дазваляюць дасведчанаму чалавеку здзейсніць гэтую памылку. Гэтыя дакументы адрозніваюцца:

1. Па адрасату, то ёсць па тым, для каго яны прызначаны. У адрозненне ад службовай, тлумачальная запіска пішацца на імя непасрэднага кіраўніка, а дакладная, у дадатак, можа быць складзена прама на дырэктара прадпрыемства.

2. Па тэме і сэнсавай нагрузцы выкладанай інфармацыі. Тэма тлумачальнай зразумелая непасрэдна з назвы. Службовая з'яўляецца часткай дзелавой перапіскі паміж структурнымі падраздзяленнямі кампаніі. Тэма дакладной можа быць рознай:

• перыядычная справаздачнасць;
• разавае прадастаўленне інфармацыі па цікавіць пытанні.

3. Калі службовая і тлумачальная служаць для выкарыстання ўнутры прадпрыемства, то дакладная запіска можа быць як унутранага, так і знешняга характару. У першым выпадку яна прызначана для дырэктара кампаніі, а ў другім - для вышэйшай інстанцыі.

Калі складаецца дакумент

Дакладная запіска - гэта вымушаная мера. Яна складаецца тады, калі якая склалася сітуацыя выходзіць з-пад кантролю і пагражае прадпрыемству сур'ёзнымі непрыемнасцямі. Іншымі словамі, становішча спраў павінна быць крытычным. У гэты момант супрацоўнік даводзіць інфармацыю да ведама кіраўніцтва і падрабязна выкладае вядомыя яму факты. Гэта можа быць пагроза выкананню плана або атрыманню чаканай прыбытку. Дакумент накіраваны на тое, каб прыцягнуць увагу кіраўнікоў да ўзніклай праблеме і паспрабаваць выправіць такое становішча. Кожны спецыяліст па-свойму ўяўляе дазвол сітуацыі. У дакладной ён падрабязна апісвае свой варыянт і выкладае ўласныя меркаванні на гэты конт. Для выгоды ўспрымання інфармацыі гэты дакумент складаецца ў зусім свабоднай форме. Такі стыль дазваляе абсалютна любому работніку выказаць свой пункт гледжання па канкрэтным, асобна ўзятаму пытанні, не асцерагаючыся быць незразуметым астатнімі.

Прычыны складання дакумента

Існуе шэраг прычын, з-за якіх можа быць складзена дакладная запіска. Ўзор або унікальны шаблон для ўсіх магчымых выпадкаў скласці, вядома, можна. Але любы канкрэтна ўзяты нагода патрабуе індывідуальнай манеры выкладу. Прычыны могуць быць самыя розныя:

• спазненне на працу;
• прагул;
• невыкананне абавязацельстваў;
• канфлікт паміж супрацоўнікамі;
• выклад вынікаў праведзенай праверкі;
• давядзенне да ведама інфармацыі аб дапушчанай памылку;
• пагроза зрыву выканання планавага задання;
• інфармацыя аб недапушчальным паводзінах работніка.

Прычын шмат і кожная з іх патрабуе індывідуальнага падыходу і канкрэтнага разбору. Атрымаўшы інфармацыю з першых рук, начальнік павінен яе ўсебакова даследаваць і прыняць кампетэнтнае рашэнне. Часта ўзнікае неабходнасць атрымаць дадаткова інфармацыю і ад іншых удзельнікаў праблемы. Яны вымушаныя будуць прадставіць кіраўніцтву свае тлумачэньні адносна пастаўленага пытання.

Калі хто-небудзь што-то парушыў

Парушэнні ва ўмовах вытворчасці - не рэдкасць. Без іх працоўны працэс і зносіны паміж людзьмі немагчымыя. Часцей за ўсё сустракаецца дакладная запіска аб парушэнні працоўнай дысцыпліны. Паводзіны супрацоўніка на працоўным месцы заўсёды неадназначна. Любое адхіленне ад агульнапрынятай нормы звычайна ўспрымаецца як парушэнне і цягне за сабой адпаведнае пакаранне. Накласці спагнанне мае права толькі кіраўнік прадпрыемства, таму астатнія супрацоўнікі, уключаючы непасрэднага кіраўніка, могуць толькі інфармаваць яго аб тым, што здарылася і прапанаваць свой варыянт ўздзеяння на нядбайнага калегу. Алгарытм складання такой дакладной выглядае наступным чынам.

1. Найменне службы або падраздзялення. Паказваецца ў левай верхняй частцы ліста.
2. Адрасат (кіраўнік кампаніі). Паказваецца справа уверсе.
3. Найменне дакумента. Пішацца крыху ніжэй вялікімі літарамі з чырвонага радка.
4. Нумар дакумента.
5. Месца складання.
6. Загаловак.
7. Тэкст дакумента: Ф.В.а. і пасада парушальніка, дата парушэнні, выгляд парушэнні, прычына таго, што здарылася, прапанова аб спагнанні.
8. Пасаду, імя па бацьку і подпіс супрацоўніка, які склаў дакумент.

Калі правініўся калега

Дакладная запіска на работніка можа быць складзена непасрэдным кіраўніком або калегам. Часцей прычыны яе складання носяць негатыўны характар: парушэнне, правіну, ганебныя паводзіны. У гэтым выпадку запіска накіравана на тое, каб канстатаваць факт таго, што здарылася і спыніць паўтор падобнага ў далейшым. Атрымаўшы такі дакумент, кіраўнік павінен разабрацца ў сітуацыі і прыняць рашэнне. У дадзеным выпадку ад яго залежыць, ці будзе накладзена на работніка якое-небудзь спагнанне ці не. Калі негатыўны выпадак адбыўся ўпершыню, то можна абмежавацца папярэджаннем і павучальных гутаркай. Калі ж парушэнне перайшло ў сістэму, то будзе пакаранне ў адпаведнасці з працоўным заканадаўствам. Кіраўнік абавязаны накласці візу, у якой будзе зафіксавана прынятае рашэнне. Дакладныя могуць складацца на работнікаў і па іншых падставах. Да прыкладу, кіраўнік падраздзялення мае права скласці запіску на імя дырэктара аб заахвочванні падначаленага за добрасумленную працу або добра выкананае заданне. Прынцып складання - той жа, толькі тэкст носіць станоўчы характар.

Ці цяжка напісаць дакладную?

Скласці дакладную запіску не складана. Ўзор напісання ў выпадку неабходнасці заўсёды можна ўзяць у сакратара. Праз яго рукі праходзіць шмат падобных дакументаў. Галоўнае ў тым, каб ясна выкласці сутнасць таго, што адбылося. Прачытаўшы такі дакумент, кіраўнік павінен мець дакладнае ўяўленне пра тое, што хацеў сказаць укладальнік гэтага "паслання". Факты павінны быць апісаны ў храналагічнай паслядоўнасці, крок за крокам, каб у цэлым вымалёўвалася яркая і зразумелая карціна. Неабходна таксама памятаць, што для ўнутранага выкарыстання дакладная звычайна складаецца на звычайным лістку фармату А4 (ці ж А5). Калі ж інфармацыя прадастаўляецца ў вышэйстаячую арганізацыю, то тэкст павінен быць надрукаваны на фірменным бланку прадпрыемства. Такі дакумент у абавязковым парадку неабходна даць на подпіс кіраўніку. У выніку ён будзе падпісаны двума прадстаўнікамі ад прадпрыемства: першы - укладальнік, другі - дырэктар. Інфармацыя можа быць пацверджана дадатковымі звесткамі. Яны звычайна падаюцца разам з асноўным дакументам у выглядзе пранумараваных прыкладанняў.

Каб зрабіць усё правільна

Для таго каб інфармацыя была пачутая, неабходна ведаць, як напісаць дакладную запіску. Такі дакумент звычайна складаецца з трох асноўных частак.

1. Прычына, якая паслужыла падставай для напісання такой запіскі. Тут неабходна дакладна акрэсліць сітуацыю і апісаць абсалютна ўсе вядомыя факты.
2. Меркаванне складальніка з нагоды таго, што адбываецца. Трэба ўсебакова прааналізаваць сітуацыю і прапанаваць сваё рашэнне стварылася праблемы.
3. Абагульняючы выснову і канкрэтныя крокі.

Інфармацыю неабходна па магчымасці выкладаць коратка і ясна, каб пры чытанні адрасат не згубіў думку. У адваротным выпадку выкладзеныя факты могуць быць няслушна вытлумачаны, і прынятае рашэнне не прынясе жаданых вынікаў. У тэксце не варта выказваць свае здагадкі ці скажаць рэчаіснасць. Такі прыём супярэчыць правілам. Калі ўзнікне такая неабходнасць, то адрасат сам пацікавіцца меркаваннем складальніка, каб разабрацца ў тым, што здарылася і прыняць канчатковае рашэнне.

паслядоўнасць дзеянняў

На прыкладзе можна разгледзець канкрэтны выпадак невыканання службовых абавязкаў. Дакладная запіска на супрацоўніка складаецца непасрэдным начальнікам для прадастаўлення кіраўніцтву прадпрыемства. Для пачатку работніку даецца час для выпраўлення сваіх пралікаў. У адваротным выпадку кіраўнік адпаведнай службы ў прысутнасці 3 сведак складае акт аб тым, што дадзены працаўнік не выканаў заданне ў прапанаваныя тэрміны. Парушальнік павінен пасля гэтага напісаць тлумачэнне па ўсёй форме з указаннем прычын.

Супрацоўнік можа гэтага і не рабіць. У такім выпадку ён губляе апошнюю магчымасць сваёй абароны. Тлумачальная запіска перадаецца кіраўніку для азнаямлення. Сваё канчатковае рашэнне ён выказвае ў выглядзе рэзалюцыі. Інфармацыя паступае ў аддзел кадраў для складання загаду аб спагнанні. Ступень пакарання вызначаецца ў адпаведнасці з заканадаўствам. Калі правіну апынуўся даволі сур'ёзным, і ў дадатак неаднаразовым, то вынікам можа апынуцца звальненне з працы па адпаведнай артыкуле.