Дзелавая перапіска. Пішам дзелавое пісьмо.

Дзелавая перапіска ў сучасным свеце бізнесу - важная складнік частка поспеху. Супрацоўнікі любой арганізацыі штодня сутыкаюцца з неабходнасцю складаць ўласную дзелавую карэспандэнцыю і адказваць на уваходную.

Дзелавая перапіска мае сваю шырокую класіфікацыю: афіцыйная, асабістая, знешняя, унутраная, па мэты напісання і форме адпраўлення.

Адной з кампетэнцый сучаснага работніка з'яўляецца ўменне пісьменна напісаць дзелавое пісьмо: падзяку, запыт, пацверджанне, гарантыю, прэтэнзію, прэс-рэліз, віншаванне, рэкамендацыю і іншыя.

Разгледзім асноўныя крокі ў напісанні дзелавога ліста.

Культура дзелавой перапіскі - гэта і афармленне лісты, і пісьменнасць тэксту, і карэктнасць ўжывання слоў і выразаў. Таму лепш за ўсё спачатку выкарыстоўваць чарнавік, каб потым праверыць сябе і выключыць непрыемныя непаразуменні.

Структура дзелавога ліста ўключае: зварот да адрасата, прэамбулу, асноўны тескт, зняволенне.

Дзелавая перапіска не дапускае зварот на "ты". Таму часцей за ўсё зварот пачынаецца са слоў "Паважаны (ая) ...». Працяг звароту залежыць ад шматлікіх фактараў. Імя-імя па бацьку кіраўніка ўжываецца ў выпадку асабістага знаёмства (аднак нярэдка выкарыстоўваецца ў лістах на імя кіраўніка дзяржаўнага органа). Да кіраўніка камерцыйнай арганізацыі дапушчальна звярнуцца са словам "спадар" і дадаць прозвішча без ініцыялаў. Калі вам невядомыя звання ваеннаслужачых або дакладную назву пасад кіруючых работнікаў, лепш іх не ўжываць. У такім выпадку імя-імя па бацьку адрасата будзе выглядаць карэктней, чым памылка.

Прэамбула патрэбна для таго, каб у некалькіх словах паказаць матывацыю і мэта лісты. Для гэтага ужывальнымі выразамі з'яўляюцца: У адпаведнасці з ... (назва дакумента, нарматыўнага крыніцы), У мэтах ..., У адказ на ..., У пацверджанне ..., У парадку аказання ..., У сувязі з .... і іншыя прыдатныя словазлучэння.

Далей складаем асноўны тэкст, які павінен у некалькіх абзацах (два-чатыры) праясніць вашу пазіцыю, меркаванне, просьбу. Неабходна ўзгадняць тэкставую інфармацыю з формай асобы, ад якога вядзецца апавяданне. Юрыдычная асоба часцей выкарыстоўвае адзінае і множны лік трэцяй асобы, а фізічныя асобы перадаюць звесткі ад адзінага і множнага ліку першай асобы. Прапановы павінны быць паслядоўнымі, лагічнымі, каб у адрасата склалася цэласная карціна таго, пра што вы хочаце напісаць. Тэкст ліста не павінен тлумачыцца дваяка. Дзелавое пісьмо павінна асвятляць адзін прадмет або пытанне, а таксама не перавышаць двух старонак.

У заключэнні неабходна яшчэ раз коратка абагульніць мэта лісты.

Правілы вядзення дзелавой перапіскі прадугледжваюць дакладнае афармленне дзелавых лістоў. Пасля таго, як тэкст ліста правераны, адрэдагаваны, узгоднены, неабходна яго пісьменна аформіць.

Бланк дзелавога ліста ўтрымлівае інфармацыю пра арганізацыю: назва, фізічны адрас, тэлефон, факс, web-сайт і e-mail, а таксама рэгістрацыйны нумар і іншыя неабходныя рэквізіты.

Дзелавое пісьмо абавязкова мяркуе поля: злева - тры сантыметра, справа - адзін-паўтара сантыметра.

Шрыфт часцей за ўсё выкарыстоўваецца Times New Roman, 12-й (14-й) размер кегля, адзінкавы (паўтарачная) інтэрвал паміж радкамі.

Шапка дзелавога ліста ў верхнім правым куце ўтрымлівае адказ на пытанне «Каму звернута ліст»: кіраўніку, дырэктару, адміністрацыі і г.д. з указаннем пасады, назвы прадпрыемства, прозвішча і ініцыялаў.

Калі ліст змяшчае прыкладання, якія афармляюцца на асобных лістах, неабходна ўказаць іх колькасць перад подпісам адпраўніка.

Неабходнай часткай дзелавога ліста явялется інфармацыя аб выканаўцы, прычым прозвішча, імя, імя па бацьку павінны быць дадзеныя цалкам, а таксама кантактны тэлефон, па якім лепш за ўсё звязацца з канкрэтным працаўніком.

Дзелавая перапіска павінна захоўвацца ў парадку, бо з'яўляецца важным доказам дзейнасці прадпрыемства па гэтым пытанні.