Службовая запіска, парадак яе напісання і рэгістрацыі

Функцыі і прызначэнне

Службовая запіска з'яўляецца формай ўнутранай перапіскі і, у залежнасці ад зместу, можа быць інфармацыйнага, ініцыятыўнага або справаздачнага характару. У ёй выкладаюцца дзелавыя пазіцыі самастойнага падраздзялення або кіраўніка па якім-небудзь пытанні. Службовая запіска можа ўтрымліваць прапановы або просьбы і адрасавацца любому кіруючаму асобе, у тым ліку і вышэйстаячаму.

Падпісанне і рэгістрацыя

Службовыя запіскі падпісвае непасрэдны кіраўнік падраздзялення. У ніжняй частцы левага вугла яе павінен завізаваць выканаўца. Там жа пішацца яго прозвішча і кантактны тэлефон.

У структурных падраздзяленнях службовыя запіскі рэгіструюць у праграме электроннага дакументаабароту. Ім прысвойваюць нумар, накіроўваюць у падраздзялення ў папяровым выглядзе і на электронным носьбіце. Нумарацыя складаецца з індэкса падраздзялення і рэгістрацыйнага нумара.

Датай службовай запіскі лічыцца момант яе рэгістрацыі. Яе арыгінал з рэзалюцыяй кіруючай асобы накіроўваецца кіраўніку. А копія службовай запіскі вяртаецца ўжо выканаўцу.

Разнавіднасць службовых запісак

Дакладная службовая запіска - гэта разнавіднасць службовай запіскі, адрасаванай прамым кіраўніку. Дакладная запіска складаецца, калі неабходна адлюстраваць меркаванне падраздзялення або кіраўніка па вызначаным пытанні і даць канкрэтныя прапановы.

У залежнасці ад прызначэння і зместу дакладныя запіскі могуць быць ініцыятыўныя (у выглядзе заўваг і прапаноў) або справаздачныя (пра вынікі праверкі, аб камандзіроўцы).

Дату або прамежак часу, да якіх адносіцца інфармацыя, фіксаваная ў дакладной запісцы, неабходна выдзяляць асобным радком, ўключаць у загаловак або жа ў пачатак тэксту. Дакладную запіску падпісвае аўтар-укладальнік.

Змест службовых запісак

Тэкставую частку службовай запіскі і дакладной запіскі рэкамендуецца складаць з 2 частак. Першая яе частка - павінна складацца з фактаў, якія паслужылі падставай да яе напісання, а другая - з прапаноў і адпаведных высноваў па выкладаюцца пытанні.

Кожны які распрацоўваецца дакумент можа ўтрымліваць у сабе толькі адно пытанне. Выключэнне складаюць пратаколы, загады, планы, справаздачы і абагульняючыя дакументы.

Службовая запіска павінна ўключаць у сябе абгрунтаваную інфармацыю, выкладзеную аб'ектыўна, коратка, пісьменна, зразумела і без лішніх паўтораў. Тэкставую частку афармляюць у выглядзе суцэльнага тэксту, табліцы, анкеты або спалучэння гэтых формаў.

Складаны суцэльны тэкст любога дакумента павінен складацца з лагічна і граматычна ўзгодненай інфармацыі аб дзеяннях ва ўпраўленні, якія адлюстраваны ў адпаведных палажэннях, нормах, правілах і распарадчых дакументах.

Службовая запіска павінна мець абавязковыя рэквізіты і нязменны парадак размяшчэння: аўтара, найменне прадпрыемства і яго код, індэкс, дату, загаловак, асноўны тэкст, візы, подпіс выканаўцы, адзнаку аб выкананні і напрамку дакумента ў справу.

Загаловак службовай запіскі павінен быць выкладзены коратка. Калі ж у дакуменце ідзе гаворка аб некалькіх праблемах, то загаловак можа быць абагульненым.

правілы адрасавання

Службовыя запіскі адрасуюць арганізацыям, падраздзяленням або канкрэтнаму кіраўніку ўнутры прадпрыемства. У дакуменце, адрасаваным шматлікім аднастайным арганізацыям, адрасата паказваюць абагульнена. Службовая запіска не павінна мець больш за 4 адрасатаў.

заключэнне

Уся выходная інфармацыя ў аб'ёме службовай запіскі павінна падавацца па запыце і адпраўляцца толькі афіцыйна. Прадстаўляецца інфармацыя павінна быць падпісана і завізаваная кіраўніком, сферу дзейнасці якога яна закранае.

Усе службовыя запіскі ў абавязковым парадку падлягаюць датавання. Дата дакумента і любыя службовыя адзнакі на ім з'яўляюцца абавязковым рэквізітам любога дакумента.