Кантроль бягучы, папярэдні і выніковы: навошта і як праводзіцца

Эфектыўнасць менеджменту вызначаецца дасягненнем мэты, на ўсіх этапах руху да выніку менеджэр павінен ажыццяўляць кантроль і нагляд за працэсам, рэсурсамі, становішчам. Кантроль - гэта адно з найважнейшых функцыянальных прызначэнняў кіраўніка.

Паняцце кантролю ў менеджменце

Кіраванне неабходна для таго, каб эфектыўна арганізаваць дзейнасць, рацыянальна расходаваць рэсурсы і дасягаць пастаўленых мэтаў. У менеджменту традыцыйна вылучаюць пяць базавых функцый: планаванне, арганізацыя, матывацыя, кантроль і каардынацыя. Кожная з іх мае сваю спецыфіку і значнасць. Так, кантроль, бягучы або стратэгічны, - гэта важная дзейнасць мэнэджара па параўнанні вынікаў працы з планам на ўсіх этапах вытворчага працэсу, праверка вынікаў на адпаведнасць стандартам і нормам, а таксама ўстараненне ўзнікаюць адхіленняў.

Значнасць кантролю тлумачыцца неабходнасцю зняць нявызначанасць аб стане спраў у кампаніі і аб ходзе вытворчага працэсу. Таксама кантроль - гэта абавязковая ўмова паспяховай дзейнасці. Ён дазваляе ацаніць сітуацыю і прадухіліць ўзнікненне крызісаў. Кантроль і нагляд неабходныя, але яны могуць працякаць у розных формах і выконваць цэлы шэраг функцый. У залежнасці ад стылю кіраўніцтва ў арганізацыі кантроль можа быць засяроджаны ў руках аднаго мэнэджара, звычайна вышэйшага звяна, або дэлегаваны некалькім супрацоўнікам.

функцыі кантролю

Кантроль - гэта непрыемны як для кіраўніка, так і для выканаўцы момант працы, але ён неабходны. У менеджменце прынята казаць аб некалькіх асноўных функцыях кантролю:

- Ацэнка асяроддзя, знешняй і ўнутранай. У ходзе кантролю менеджэр збірае інфармацыю і здымае нявызначанасць у пытанні разумення бягучага працэсу. Правядзенне кантролю дазваляе выявіць у знешняй і ўнутранай асяроддзі негатыўныя або пагражальныя фактары і знайсці магчымасці для іх ліквідацыі або ўліку ў здзяйсненні дзейнасці.

- рэагавання на адхіленні. Менеджэр кантралюе, каб быць у курсе ўсіх дэталяў вытворчага працэсу і паспяваць рэагаваць на змены і адхіленні. Кантроль дазваляе своечасова заўважыць прамашкі і пагрозы і аператыўна перабудаваць працэс вытворчасці.

- Размеркаванне рэсурсаў. Тактычны і тэхнічны кантроль дазваляюць найбольш рацыянальна выкарыстоўваць наяўныя грошы, абсталяванне, знаходзіць дакладнае месца кампетэнцыяў супрацоўнікаў. Пры гэтым кантроль дазваляе выявіць рэзервы і прадуктыўна іх выкарыстоўваць.

- Падтрыманне зваротнай сувязі. Інтэрактыўная функцыя кантролю складаецца ў тым, што ў ходзе яго ажыццяўлення усталёўваецца ўзаемадзеянне паміж усімі элементамі сістэмы, паміж кіраўніком і выканаўцам.

- Ацэнка працы персаналу. Для таго каб пісьменна матываваць супрацоўнікаў і эфектыўна аплачваць іх праца, неабходна выбудоўваць дакладную сістэму ацэнкі, у гэтым мэнэджару дапамагае кантроль на ўсіх этапах вытворчасці.

віды кантролю

Складанасць працэсу нагляду прыводзіць да таго, што існуе некалькі кваліфікацый кантролю.

Па перыядычнасці правядзення працэдур вылучаюць:

- Папярэдні кантроль. Яшчэ да пачатку работ павінны праводзіцца дзеянні па адсочванні і ацэнцы ключавых рэсурсаў: матэрыяльных, чалавечых, вытворчых. Яго мэта - прадухіліць магчымасць з'яўлення негатыўных наступстваў дзеянняў выканаўцаў. Ён дазваляе ўнесці карэктывы ў праграму яшчэ да пачатку яго рэалізацыі і да здзяйснення памылак.

- Бягучы кантроль. Праводзіцца ў ходзе выканання работ, яго мэта - выявіць на стадыі з'яўлення і прадухіліць памылкі і адхіленні. Ён накіраваны на адсочванне захавання нормаў і стандартаў. Бягучы кантроль патрабуе пастаяннага паступлення інфармацыі і аператыўнага выпраўлення памылак.

- Заключны кантроль. Праводзіцца на этапе падвядзення вынікаў і ацэнкі дасягнення вынікаў. Галоўная мэта гэтага віду кантролю - прадухіленне падобных памылак у будучыні. Дадзеныя, атрыманыя ў ходзе гэтага этапу, становяцца базай для стварэння новых планаў.

На падставе перыядычнасці правядзення кантралюючых дзеянняў вылучаюць стратэгічны, тактычны і аператыўны кантроль. Па функцыянальнай прыналежнасці спецыялісты называюць фінансавы, вытворчы, маркетынгавы і кадравы віды кантролю. Яшчэ можна вылучыць на падставе накіраванасці дзеянняў знешні і ўнутраны віды кантролю.

Стратэгічны і тактычны кантроль

Найважнейшым інструментам рэалізацыі планаў прадпрыемства з'яўляюцца стратэгічны і тактычны кантроль. Задача гэтых відаў дзейнасці менеджменту складаецца ў удасканаленьні вернасці планаў і ажыццяўляюцца дзеянняў. Стратэгічны кантроль - гэта сістэматычная праверка адпаведнасці глабальных мэтаў, стратэгічных праграм і дзеянняў. Задачамі гэтага віду дзейнасці з'яўляюцца: вызначэнне вернасці абраных доўгатэрміновых мэтаў і правільнасць шляхі іх дасягнення, выяўленне патэнцыйных магчымасцяў для кампаніі. Тактычны кантроль звязаны з праверкай дасягнення кароткатэрміновых, бліжэйшых мэтаў. Яго інструментам з'яўляецца тэхнічны кантроль, які накіраваны на выяўленне строгасці адпаведнасці вытворчага працэсу рэгламентам, стандартам і нарматывам.

Кантроль на этапах падрыхтоўкі

Увесь працэс кіравання працяты стадыямі кантролю. Існуе традыцыя этапнай класіфікацыі, у гэтым выпадку вылучаюць: папярэдні, бягучы і выніковы кантроль. Кожны з іх выконвае свае функцыі і мае адметныя рысы. Папярэдні кантроль папярэднічае пачатку работы, гэта неад'емная частка планавання. Яго мэтай з'яўляецца стварэнне ўмоў для эфектыўнага запуску вытворчасці. На гэтым этапе ацэньваецца гатоўнасць і кампетэнтнасць персаналу, наяўнасць неабходных рэсурсаў, дакументацыйнага забеспячэння дзейнасці.

Кантроль бягучы, у адрозненне ад папярэдняга, па часе праходжання супадае з вытворчымі стадыямі. Яго асноўная функцыя - удасканаленне працоўнага працэсу. Менеджэр пастаянна адсочвае адпаведнасць ўсіх вытворчых аперацый і дзеянняў выканаўцаў з зацверджанымі планамі і стандартам. Часам гэты этап яшчэ называецца «прамежкавы кантроль», што падкрэслівае яго галоўную асаблівасць - выяўленне недахопаў і адхіленняў на шляху да мэты. Ён ужываецца да ацэнкі рашэнні як бягучых, так і стратэгічных задач. Асаблівае значэнне мае заключны або выніковы кантроль. Ён моцна адрозніваецца ад іншых стадый па сваіх задачах і праходжанню.

Выніковы кантроль: спецыфіка

Завяршальная стадыя вытворчага працэсу звязана з рашэннем некалькіх важных задач. Гэта выяўленне ступені адпаведнасці пастаўленых мэтаў і вынікаў, ацэнка работы персаналу, складанне пераліку пралікаў і памылак, каб на іх аснове прыступаць да новага этапу планавання. Выніковы кантроль павінен праводзіцца па усталяваным крытэрам, каб выканаўцы разумелі, як адбываецца праверка іх працы і як гэта адаб'ецца на аплаце іх працы. Гэты выгляд нагляду звязаны з ацэнкай расходавання рэсурсаў, з вызначэннем эфектыўнасці стратэгіі і тактыкі і ацэнкай правільнасці прынятых раней рашэнняў. Вынікі гэтага этапу надзвычай важныя для будучага арганізацыі, так як на яго выніках можна пазбегнуць памылак пры стварэнні планаў на будучыню.

працэдура кантролю

Кантроль, бягучы і заключны, праводзіцца па адным алгарытме.

На першым этапе збіраецца інфармацыя, затым фармулююцца крытэрыі ацэнкі для кожнай аперацыі і працэсу, далей вызначаюцца мэты і метады кантролю. Гэта падрыхтоўчы этап. Далей правядзенне кантролю ўступае ў стадыю уласна ацэнкі працэсу і дзеянняў. Апошні этап - аналіз атрыманай інфармацыі і фармуляванне высноў, ён синонимичен заключнага кантролі. У выніку ўсіх гэтых дзеянняў павінна нарадзіцца кіраўніцкае рашэнне.

прынцыпы кантролю

Менеджэр, які ажыццяўляе кантроль, бягучы, стратэгічны або выніковы, павінен памятаць пра базавыя прынцыпы яго правядзення. Да іх адносяцца:

- Своечасовасць. Паміж працэдурамі кантролю павінна праходзіць нейкі час, ён не павінен быць занадта частым, каб супрацоўнік не адчуваў адчуванні, што яму не давяраюць. Але і не павінен праводзіцца занадта рэдка, каб у супрацоўніка не ўзнікала ўражанні бескантрольнасці.

- Гнуткасць. Ён павінен адаптавацца пад бягучыя ўмовы.

- Эканамічнасць. Яго мэта - зэканоміць рэсурсы, таму ён сам не павінен патрабаваць вялікіх укладанняў.