Падшыўка дакументаў. Як правільна падшыць дакументы?

Да пачатку працы з дакументацыяй патрабуецца самае дбайнае азнаямленне з вялікім лікам неабходных інструкцый, якія датычацца пытанняў дакументазвароту і справаводства. Нормы гэтыя - досыць складаныя і ўтрымоўваюць вялікую колькасць разнастайных дробных дэталяў і нюансаў. Як падшыць дакументы на куток? Што ўключае ў сябе прыкладаемая апісанне? Ці можна падшываць бухгалтарскія дакументы термопереплетной машынкай? Пачаткоўцу справавод ёсць над чым паламаць галаву.

Дробязнае справа?

На першы погляд працэдура афармлення справы і здачы яго ў архіў зусім нескладана, але практыка паказвае адваротнае. У выпадку парушэння любога з правілаў справаводства гэту ўстанову адмовіцца прыняць які здаецца дакумент, і вам давядзецца пачынаць усю працу зноў. Калі падобныя сітуацыі ўжо сустракаліся ў вашым жыцці, чытайце нашу артыкул - мы паспрабуем разабрацца ў гэтым пытанні.

Навошта ашалёўваюць дакументы? Ці існуюць нарматывы, згодна з якім дадзеная працэдура рэгулюецца? Так, і іх нямала. Гаворка ідзе перш за ўсё аб метадычных рэкамендацыях па справаводстве, якія былі зацверджаны ў снежні 2009 года загадам Росархіва. У другую чаргу - пра Дасце Р 51141, прысвечаным архіўнай справе і справаводстве і утрымоўвальнаму усе патрэбныя вызначэння і тэрміны. Акрамя таго, існуюць і іншыя прававыя нормы, згодна з якімі сшываецца дакументацыя.

Пачнем з вокладкі

Калі тэатр пачынаецца з вешалкі, то наша працэдура - няйначай як з вокладкі. І выбар кардоннай "скарыначкі" - адна з першых задач пры працэсе "упакоўкі" дакумента. На першы погляд вы не знойдзеце розніцу паміж шматлікімі існуючымі іх разнавіднасцямі. Але, прыгледзеўшыся, зразумееце, што вокладкі бываюць стандартнымі, нестандартнымі, а таксама выкарыстоўваюцца для працяглага захоўвання.

Часцей за ўсё можна сустрэць стандартную вокладку фарматам 229х324 мм. Яна ўжываецца ва ўсіх выпадках, калі сшываюцца лісты тыпавога памеру. Калі ж па пэўных прычынах дакумент валодае досыць спецыфічным знешнім выглядам і параметрамі, патрабуецца нестандартная разнавіднасць вокладкі. Да апошняга жа выгляду ставіцца тая, у які будуць захоўвацца дакументы ад 25 гадоў і больш.

Паводле нормаў заканадаўства, такія вокладкі вырабляюцца толькі з цвёрдага кардону ў сувязі са значным рабочым тэрмінам. Неабходна прыняць меры да захавання належнага выгляду дакумента і прыдатнасці яго да выкарыстання праз сур'ёзны часовай прамежак. Дакументы, прызначаныя да здачы ў госархив, захоўваюцца ў вокладках, выкананых з такога матэрыялу, як бескислотный кардон.

Пагаворым аб нумарацыі лістоў

Перад тым як правільна падшыць дакументы ніткамі, усе яны павінны быць складзеныя ў патрэбнай паслядоўнасці. Пасля чаго вырабляецца працэдура нумарацыі пры дапамозе звычайнага простага алоўка. Галоўнае правіла тут - нумараваць менавіта лісты, а не старонкі дакумента. Прастаўляецца арабская лічба на кожным лісце ў яго правым верхнім куце. Пры гэтым нашы адзнакі абавязаны не "запаўзаць" на тэкст. Да агульнай нумарацыі лістоў не адносіцца вопіс дакументаў.

Якія тонкасці існуюць у справе нумарацыі? Калі ў лік падшываць дакументаў уваходзіць ліст або некалькі такіх, спачатку пранумароўваецца канверт, затым па чарзе - кожны з укладзеных у яго лістоў. Калі лік ўваходзяць адзінак - звыш 250, прынята разбіваць яго на некалькі тамоў. Прычым кожны з іх валодае ўласнай нумарацыяй.

Ўнутры архіўнай справы могуць прысутнічаць дакументы, якія валодаюць асобнай уласнай нумарацыяй старонак, напрыклад, выданні перыёдыкі. Але, афармляючы справу ў архіў, іх пранумароўваецца у ліку іншых без парушэння агульнага парадку.

Калі укладзены ліст мае вялікі фармат, яго прынята разгортваць і прастаўляць лічбу справа ў верхнім куце. Павінна быць прадугледжана магчымасць свабоднага доступу да тэксту. Калі ж на які-небудзь з лістоў прыляпляюцца асобныя фрагменты з немагчымасцю іх раз'яднання, уся дадзеная пачак нумаруецца як адзін. Пры гэтым абавязкова складанне вопісу кожнага з прылепленых кавалкаў, якая робіцца на абароце альбо на вольным прасторы. Указанне на налеплены дакумент павінна прысутнічаць у заверительной надпісы альбо ў заўвагах да агульнай вопісу з указаннем назвы. Часцей за ўсё такімі пазаштатнымі ўкладаннямі з'яўляюцца чэкі, выпіскі небудзь фатаграфіі.

Выпраўленне памылак і вопіс дакументаў

У выпадку калі па ходзе працы дапушчана некаторая не надта сур'ёзная хібнасць (напрыклад, прапушчана пара лістоў), замест перанумарацыі ўсяго масіва зноўку можна скарыстацца літарным абазначэннем. Пры гэтым лічбы на іншых аркушах не змяняюцца. Ліквідацыю падобных памылак магчыма толькі па ўзгадненні з супрацоўнікамі архіва. Калі ж выяўлены грубыя хібнасці, дакумент трэба будзе нумараваць нанова. Старыя лічбы пры гэтым закрэсліваў як мага акуратней і прастаўляюць новыя. Пры гэтым абноўленая нумарацыя зноў сцвярджаецца заверительной надпісам.

Без вопісу ў вас ні адно архіўную справу не прымуць. Інфармацыя, якая змяшчае ў ёй, да назвы дакумента, даты складання, анатацыі і непасрэдна табліцы з указаннем парадкавых нумароў лістоў, колькасці іх і заўваг (у выпадку неабходнасці). Завяршаецца ўсё інфармацыяй аб колькасці дакументаў у выглядзе лічбы, дублируемой вялікімі літарамі, затым усё змацоўваецца подпісам справавода з расшыфроўкай Ф.В.а.

Як правільна падшыць дакументы ніткамі

Пачынаючы працэдуру сшывання, варта пераканацца, што ўсе неабходныя матэрыялы і інструменты ў вас пад рукой. Акрамя ўласна справы, спатрэбіцца шыла, іголка, кардон для падшыўкі дакументаў і спецыяльныя ніткі. У якасці апошніх запасаюцца банкаўскім шпагатам, суровымі або прашыўнымі ніткамі Л-210. Апошняя разнавіднасць выкарыстоўваецца для патрэб справаводства часцей за ўсё.

У пачатку працы з дакумента выдаляюцца любыя сашчэпкі і іншыя металічныя прадметы, затым лісты справы складваюцца роўнай акуратнай ступнёй. З левага боку на прасторы палёў робіцца тры адтуліны іголкай або шылам. Размяшчаць іх лепш за ўсё пасярод вольнага месца, прызначанага злева для водступу, гэта значыць на адлегласці каля паўтары сантыметраў. Гэтую заўвагу немалаважна - бо інакш пасля падшыўкі дакументаў іх цяжка будзе прачытаць.

Парады для зручнасці

Калі роўныя краю адтулін маюць для вас прынцыповае значэнне, вазьміце дзіракол. Але памятайце, што занадта вялікая колькасць лістоў яму "не па зубах". Сачыце за тым, каб усе тры адтуліны былі размешчаны па вышыні раўнамерна і адстаялі адзін ад аднаго на адлегласць прыкладна 3 гл. Сярэдні з іх павінна трапляць на сярэдзіну старонкі.

Для прадухілення псуты тытульнага ліста і развалу справы часта рэкамендуюць месца прошивания спераду і ззаду ўмацаваць палоскамі кардона. Скрозь яго будзе прапушчана нітку. Звычайны памер яе - 70 см. Але ў кожным канкрэтным выпадку гэта залежыць ад таўшчыні чаркі.

Як прашываюць на 3 дзіркі

Прывядзём ўтрыманне алгарытму такой падшыўкі дакументаў. Спачатку іголка прапускаецца скрозь сярэдняе з адтулін, прычым на адваротным баку застаецца канец ніткі. Затым варта відеть яе ў верхнюю з дзірак. У выніку абодва яе канца выведзеныя на абарот чаркі прашываць лістоў. Іголку працягваем скрозь ніжняе з адтулін і праводзім нітку на адным баку. Затым зноў апускаем іголку ў сярэдняе адтуліну. Такім чынам наша нітка апынулася праведзенай праз усе неабходныя дзіркі, пасля чаго абодва яе канца завязваюцца на абароце дакумента моцным вузлом. Пакідаюцца кончыкі даўжынёй каля 5 гл.

Непасрэдна на вузел лепіцца кавалачак паперы з заверительной надпісам. Ніжэй мы разгледзім тэхналогію яе вырабу.

Дакумент можна прашываць і з дапамогай 4 дзірак. Як гэта зрабіць? Працэдура зусім не складаная. Чатыры дзіркі прабіваюцца па вертыкалі сіметрычна з размяшчэннем на адзінай восі. Пакінуўшы хвосцік ніткі з тыльнага боку першага адтуліны, вядзем прашыўку шыўкамі, затым завязваем вузельчык аналагічна апісанаму вышэй. Прашыўка павінна быць прадубляваная двойчы ў мэтах забеспячэння трываласці і надзейнасці.

Заверительная надпіс

Наступны этап пасля нумараваны і прашыўкі - забеспячэнне нашай справы заверительной надпісам. Што гэта такое? Гэта налепка памерам 4х6 см з тэкстам "прашнураваная і пранумеравана ... лістоў" (колькасць іх паказваецца і лічбай, і пропіссю). Далей указваецца пасада работніка, прашу дакумент, з датай і асабістым подпісам. Калі патрабуецца запэўненне пячаткай, гэта таксама павінна быць адзначана. Надпіс наляпляецца-над завязанага намі вузла, кончыкі нітак якога пры гэтым павінны застацца вольнымі. Подпіс ставяць па заканчэнні ўсёй працэдуры, калі клей ужо высах. Робіцца гэта для прадухілення яе размазвання. Друк (пры наяўнасці) прастаўляюць часткай на ліст, часткай на саму надпіс.

І толькі пасля таго, як справа прашыта, пранумеравана, змацавана подпісам і пячаткай, яго можна адпраўляць у архіў.

Стаўленне да заверительной надпісы абавязана быць сур'ёзным і уважлівым. Менавіта яна - дакументальнае сведчанне недатыкальнасці справы. У выпадку парушэння яе цэласнасці або зрушэння дакумент можа быць не прыняты органамі кантролю, альбо магчыма яго аспрэчванне ў судзе.

Што і навошта прашываць

У абавязковым парадку сшываюцца усе дакументы, якія падлягаюць здачы ў архіў ці ў любы з правяраючых органаў, да якіх адносіцца падатковая інспекцыя, пенсійны фонд і мноства падобных. Нельга здаваць туды дакументы злепленыя або змацаваныя пры дапамозе стэплера. Як ужо было адзначана, у выпадку выяўлення неадпаведнасці нормам справаводства яго ў вас проста-проста не прымуць.

Падобнай працэдуры падлягаюць галоўным чынам дакументы кадравай прыналежнасці і бухгалтарскага ўліку. Тыя з іх, справаводства па якіх завершана, праз год падлягаюць здачы ў архіў арганізацыі або прадпрыемства. У спецыяльныя архіўныя ўстановы перадаюць справы з мінулым законным тэрмінам захоўвання. Вызначаецца ён заканадаўча ў залежнасці ад віду дакумента. Да прыкладу, не менш за 75 гадоў патрабуюцца захоўваць натарыяльныя запісу, кнігі гаспадарчага ўліку і дакументы са звесткамі па персаналу.

Тэрмін захоўвання канструктарскіх чарцяжоў значна менш - усяго толькі 20 гадоў. Фотадакументацыю прынята берагчы 5 гадоў. У архіўныя ўстановы падлягаюць здачы справы як дзяржаўных, так і прыватных прадпрыемстваў. Пры гэтым задача любой недзяржаўнай структуры - заключыць з Федэральнай архіўнай службай пра гэта дагавор.

Варта памятаць, што правам прашыўкі дакументаў валодае толькі той супрацоўнік, у каго такі абавязак прапісана ў службовай інструкцыі. У выпадку няякаснага злучэння дакументаў вас чакаюць пэўныя санкцыі, асабліва ў выпадку змяненняў або недахопу асобных важных лістоў.

Вернемся да тэхналогій падшыўкі

Апісаныя вышэй спосабы сшывання падыходзяць як для архіва, так і для падатковай інспекцыі. Але падшыўка дакументаў бухгалтарскага ўліку, захоўваемых доўга (больш за 10 гадоў), павінна быць асабліва моцнай - часцей за ўсё на 5 адтулін. Заверительная надпіс вырабляецца на асаблівай папяроснай паперы, для таго каб выразна праглядаўся размешчаны пад налепкай вузел і не ўзнікала сумненняў у цэласнасці дакумента.

Калі ва ўмовах офіса адтуліны прабіваюць звычайнымі канцылярскімі дзіракол, то пры неабходнасці афармляць вялікія аб'ёмы папяровай дакументацыі (напрыклад, у друкарнях) выкарыстоўваюць прафесійнае абсталяванне ў выглядзе бумагосверлильных машын або пераплётныя станкоў. Такія механізмы валодаюць сур'ёзнай магутнасцю і могуць быць як ручнога дзеянні, так і абсталяваныя электрапрывадам.

механізм станка

У аснове гэтых сістэм або станкоў - класічны спосаб з выкарыстаннем спружын. Такі пераплётныя станок забяспечаны прыладай для перфарацыі. Іншы механізм яго насаджвае дакумент на спружыну з пластыка, пасля чаго знізу і зверху блока дадаюцца кардонныя або пластыкавыя вокладкі.

Перавагай пераплетнага станка служыць магчымасць змацавання вельмі аб'ёмных дакументаў. Таўшчыня блока можа даходзіць да 500 старонак. А таксама - магчымасць выдаліць яго, ці дадаткі старонак і лістоў ва ўжо пераплецены дакумент. Да недахопаў адносіцца даволі сур'ёзная працаёмкасць і не занадта высокая трываласць.

Калі пераплётныя станок для падшыўкі дакументаў абсталяваны металічнымі спружынамі, для якіх устанаўліваецца пэўны крок і прабіваюцца адтуліны адпаведна яму, то папяровыя блокі бываюць надзетыя на гнуткую спружыну з сталі, якая затым сціскаецца і зачыняецца. Перавагі апарата з металічнымі спружынамі - у больш прэзентабельным выніковым выглядзе і падвышанай надзейнасці ў параўнанні з вокладкай спружынамі з пластыка. Але пры гэтым ўставіць або выдаліць лісты без пашкоджанні немагчыма.

Акрамя спружын, бываюць апараты, якія дзейнічаюць па прынцыпе вокладкі на пластыкавую грабянец, зуб'і якой завівалі. Таксама існуе пераплёт на спіраль, знаёмую нам па перакідным календарам, нататнікі і штодзённікі. Пасля перфарацыі адтулін у іх навіваюць спіраль (3-4 вітка ўручную, астатнія аўтаматычна).

Прагрэс не стаіць на месцы

Што такое термопереплет? Гэта сучасны станок для падшыўкі дакументаў, у якім магчыма хуткае і неразъемное іх злучэнне. З дапамогай термопереплетных машын можна камплектаваць вялікі лік матэрыялаў, а таксама афармляць адзінкавыя асобнікі. Такі варыянт асабліва падыходзіць якія адпраўляюцца па пошце справаздачах, дагаворах і рэкламным матэрыялам.

Працуе машына для такога выгляду вокладкі шляхам выкарыстання термокорешков і термообложек, якія маюць розныя колеры і памеры. У залежнасці ад колькасці лістоў справы выбіраецца термообложка пэўнай таўшчыні, затым усё разам змяшчаецца ў апарат. Унутраны бок тарца вокладкі прамазаць пластом палімернага клею. Машына забяспечаная награвальным элементам, дзякуючы якому гэты палімер бывае растаплю, і ўсе лісты впаяны ў гарачы пласт.