Вопіс дакументаў. Віды і правілы яе складання

Тэрмін «вопіс» добра знаёмы не толькі офісным працаўнікам, але і спецыялістам іншых галін і структур. Ён часта сустракаецца як у паперах спецыяльнага прызначэння, так і ў суправаджальных дакументах.

Арганізацыя працы ў архіве

Пасля таго як дакументы выканаюць сваю асноўную місію, яны становяцца практычна непатрэбнымі ў сапраўдны момант. Частка з іх знішчаецца, а астатнія адпраўляюцца ў спецыяльныя сховішчы, якія называюцца архівамі. Тут дакументы апрацоўваюцца, сістэматызуюцца і вызначаюцца на захоўванне ў загадзя адведзеныя для гэтага памяшкання. Гэты этап лічыцца апошнім у справаводстве. Усе матэрыялы камплектуюцца па тэрмінах захоўвання, і складаецца асобна вопіс дакументаў часовага і пастаяннага захоўвання, а таксама спраў па асабоваму складу. Кожнае прадпрыемства (арганізацыя) па заканчэнні года збірае службовую дакументацыю для перадачы ў архіў. Гэтымі пытаннямі звычайна займаюцца Архіварыус. Калі ж у штатным раскладзе кампаніі няма такой адзінкі, то працу выконваюць спецыялісты аддзела кадраў пад кіраўніцтвам служачых архіва. Яны складаюць вопісу перадаюцца папер па асобных падраздзяленням, на падставе якіх фармуецца зводная вопіс дакументаў па прадпрыемстве.

Камплект дакументаў для працы

Часам для вырашэння канкрэтнага пытання грамадзянін або арганізацыя абавязаны прадставіць не адзін, а некалькі афіцыйных дакументаў. Узяць, да прыкладу, сітуацыю, калі для будаўніцтва аб'екта аб'яўлены конкурс паміж удзельнікамі на права заключэння дагавора падраду. Кожны прэтэндэнт павінен падаць камісіі дакументацыю самага рознага характару: камерцыйную прапанову, дазвольныя паперы на вядзенне будаўнічай дзейнасці, ўстаноўчыя і іншыя дакументы. Усё гэта збіраецца ў адзіны пакет і перадаецца на разгляд членам камісіі. Усярэдзіне яго абавязкова павінна знаходзіцца вопіс дакументаў, у якой пералічана ўсё, што накіравана ад асобы канкрэтнай арганізацыі. Гэта свайго роду спіс або ведамасць. Такая папера звычайна складаецца па пэўнаму ўзору. Усё лімітава проста. У верхняй частцы ліста па цэнтры пішацца назва "Вопіс дакументаў». Крыху ніжэй тлумачыцца, куды і ад якой арганізацыі яны прадастаўлены. Затым ідзе табліца, якая складаецца з чатырох слупкоў:

1. Нумар па парадку.
2. Найменне дакумента.
3. Старонкі ў дакуменце с__ і по__.
4. Колькасць старонак у дакуменце

Заканчваецца табліца зводнай радком, у якой паказваецца агульная колькасць старонак у перадаваным камплекце. Гэта дазваляе прадухіліць гібель ці магчымую падмену папер, прадстаўленых на разгляд.

афармленне спраў

Пры правільным вядзенні справаводства усе дакументы на прадпрыемстве ў канцы года апрацоўваюцца і групуюцца ў справы. Камплектацыя вырабляецца ў адпаведнасці з зацверджанай наменклатурай, а таксама з улікам агульнапрынятых правіл:

1. Дакументы фармуюцца за адзін каляндарны год. У выглядзе выключэння ў выпадку наяўнасці дзелавых папер якое пераходзіць характару магчыма аб'яднанне ў адной справе службовай дакументацыі за некалькі гадоў.
2. Размяшчэнне папер вырабляецца зверху ўніз.
3. Усе лісты абавязкова нумаруюцца. Гэта робіцца для забеспячэння цэласнасці інфармацыі ў працэсе захоўвання. Нумарацыю варта вырабляць простым алоўкам у верхнім правым куце.
4. Пры неабходнасці складаецца ўнутраная вопіс дакументаў за подпісам спецыяліста, які яе склаў.
5. Паперы прашываюцца.
6. Складаецца ліст-заверитель.
7. Для кожнай справы афармляецца вокладка устаноўленага ўзору. На ёй указваецца поўнае найменне прадпрыемства і канкрэтнага падраздзялення. Далей ідзе адмысловы лічбавы індэкс, адпаведны наменклатуры. Пасля гэтага паказваюцца даты ўстановы і заканчэння справы. А ў самым нізе пазначаецца тэрмін захоўвання.

паштовае адпраўленне

Пры адпраўцы некаторых пасылак, бандэроляў або каштоўных лістоў разам з змесцівам адпраўляецца вопіс дакументаў. Бланк яе можна ўзяць у любым аддзяленні сувязі. Ён выконваецца па форме № 107 і ўяўляе сабой свайго роду дакумент, у якім утрымліваецца падрабязная інфармацыя аб колькасці і каштоўнасці змесціва. Пытанне кошту вырашае сам адпраўнік. Калі ён лічыць, што які-небудзь дакумент не ўяўляе асаблівай каштоўнасці, то ў адпаведнай графе бланка ставіцца прочырк. Вопіс ўкладаецца ў канверт або ўпакоўку непасрэдна на пошце. Работнік аддзялення правярае правільнасць афармлення і запэўнівае бланк пячаткай. Вопіс пакладзена складаць у двух асобніках. Адзін адпраўляецца разам з дакументамі, а другі абавязкова застаецца ва ўладальніка пасылкі. Гэта робіцца для таго, каб у выпадку ўзнікнення канфліктнай сітуацыі была магчымасць пацвердзіць кожную адзінку ўкладанні. Пасля гэтага канверт (посылка або бандэроль) апячатваецца і адпраўляецца адрасату.