Чэк-ліст - што гэта? Як скласці чэк-ліст?

Паспець зрабіць усё, нічога не забыцца і ні ў чым не памыліцца! Вы будзеце здзіўлены, але менавіта з падобнымі думкамі кладуцца спаць ці ўстаюць па раніцах шматлікія сучасныя людзі. Якія толькі метады і сродкі не выкарыстоўваюцца для павышэння прафесійнай і асабістай прадукцыйнасці. Хтосьці ставіць будзільнікі і напамінкі на асабістых электронных прыладах, хто-то «па-старому» абклейвае ўсё вакол сябе рознакаляровымі стыкерамі. Але існуе і адзін сапраўды зручны варыянт, які працуе - чэк-ліст. Што гэта такое і ці ўсім падыдзе дадзенае чароўнае сродак?

Чароўныя спісы, правераныя ў палётах

Лічыцца, што першапачаткова чэк-лісты пачалі выкарыстоўвацца ў авіяцыі. Кіраванне самалётам ўключае ў сябе шэраг выканання мноства складаных аперацый у пэўнай паслядоўнасці. І без сістэмы напамінкаў нават дасведчаны пілот з памочнікам можа памыліцца, а памылкі ў такой справе могуць несці татальныя наступствы. Менавіта таму ў якасці дадатковай «страхоўкі» авіятарам на кожны палёт прапануецца чэк-ліст. Што гэта? Па сутнасці, спіс, які складаецца з асобных дзеянняў, неабходных да выканання, у дадзеным выпадку арганізаваны ў правільнай паслядоўнасці. Бо дадзены інструмент ідэальна працуе ў авіяцыі, яго ўзялі на ўзбраенне і грамадзянскія людзі, прафесіі якіх далёкія ад авіяцыйных.

Каму будуць карысныя чэк-лісты і для чаго?

Штодзённыя сістэмы напамінкаў спатрэбяцца любому чалавеку, жадаючаму павысіць асабістую прадуктыўнасць. Тайм-менеджмент - гэта тая вобласць ведаў, асноўныя прынцыпы і тэхнікі якой аднолькава паспяхова можа выкарыстоўваць і кіраўнік, і пачатковец прадпрымальнік і любая хатняя гаспадыня. Мяняецца толькі канкрэтыка, так як у кожнага віду дзейнасці свая спецыфіка. У стандартным сваім варыянце чэк-ліст - гэта пералік дзеянняў і задач. Але калі гэта неабходна, можна скласці яго ў выглядзе спісу нейкіх асобных прадметаў. Многія вядуць спісы пакупак - а гэта, па сутнасці, таксама чэк-лісты, гэтак жа як і любы кулінарны рэцэпт, запісаны слупком ў выглядзе набору кампанентаў з рэкамендацыямі па дазоўцы. Між іншым, практычна ва ўсіх установах грамадскага харчавання такія напамінкі вісяць на кухні для кухароў, каб тыя маглі рыхтаваць хутчэй, карыстаючыся падказкамі па вазе порцыі і кожнага канкрэтнага прадукту, які выкарыстоўваецца ў пэўным талерцы. Часцей за ўсё чэк-ліст ствараецца для аднаго чалавека, але калі пэўная задача будзе вырашацца групай асоб, спіс таксама дапаможа. У гэтым выпадку неабходна разбіць справа / канчатковую мэту на падпункты, кожны з якіх будзе выконваць адзін супрацоўнік. Далей кожная задача замацоўваецца за пэўным выканаўцам і пры неабходнасці той распісвае яе для сябе паэтапна ў асабістым чэк-лісце.

Агульныя правілы складання

Калі вы хочаце стаць прадуктыўней і паспяваць больш без лішняй мітусні, самы час паспрабаваць скласці свой першы чэк-ліст. Такі план павінен мець выразную структуру і прывабны знешні выгляд. Пажадана таксама выконваць часовую паслядоўнасць (адмовіцца ад яе можна, калі ўсе задачы бестэрміновыя). Пазбягайце доўгіх пунктаў, пажадана, каб кожная задача выяўлялася 3-4 словамі, і абавязкова выкарыстоўвайце дзеясловы. Як скласці чэк-ліст, які будзе працаваць? Усё проста - вылучыце зручны для сябе фармат: папера, нататка ў тэлефоне або файл на кампутары. За ўсё ў вас павінна быць дзве калонкі, у першай будзе запісаны нумар і сфармулявана сама задача, а ў другой - ставіцца адзнака па меры выканання. Спецыялісты раяць не выкрэсліваць зробленыя справы, а менавіта пазначаць іх птушачкамі або крыжыкамі.

Фармулюйце задачы правільна

Для таго каб вашы чэк-лісты сапраўды пачалі працаваць, важна навучыцца дакладна фармуляваць заданні. Справы, якія выконваюцца рэгулярна, можна не распісваць на падпункты, а вось разавыя задачы і даручэнні пажадана разбіваць на падпункты. Да прыкладу: перамовы з новымі кліентамі пажадана запісаць як мінімум з 3 пазнакамі, вылучыўшы для сябе тыя тэмы, якія абмеркаваць неабходна. Калі ж вам неабходна адправіць штодзённы справаздачу, пішам заданне адным пунктам. Абавязкова запісвайце ўсё, што вы сапраўды можаце забыцца. Для скарачэння часу выканання спраў можна таксама рабіць у чэк-лісце і разгорнутыя паметкі, да прыкладу, уносіць кантактную інфармацыю тых, з кім вы плануеце звязацца.

Карысныя парады

Некаторыя спецыялісты па дзелавым планаванню раяць запісваць у чэк-ліст задачы так, як быццам яны ўжо выкананы. Адпаведна пісаць не «трэба зрабіць ...» а «... .сделано!». Гэта досыць эфектыўны, з пункту гледжання псіхалогіі, прыём, аднак да яго спатрэбіцца прывыкаць некаторы час. Зручна выкарыстоўваць і сістэму маркіроўкі. Выбірайце найбольш зручны для сябе варыянт: текстовыделители, падкрэсліванне. Але паспрабуйце не захапляцца вылучэннем, інакш у вас атрымаецца занадта стракаты і яркі чэк-ліст. Запаўненне спісу спраў варта весці адным колерам, а для вылучэння выкарыстоўвайце не больш за два кветак, адзначаючы сапраўды самае важнае.

Не спрабуйце паспець усё

Папулярнае пытанне сярод тых, хто толькі пачынае працаваць са спісамі спраў: чэк-ліст - што гэта, план работы на тыдзень ці штодзённы? Доўгатэрміновыя мэты і справы неабходна запісваць асобна. Чэк-ліст ж - гэта міні-спіс, разлічаны на адзін дзень. Агульная колькасць пунктаў не павінна перавышаць 20. У адваротным выпадку вы ці не справіцеся ці ператаміліся, а гэтыя абодва варыянту не маюць нічога агульнага з прадуктыўнасцю. Складанне чэк-ліста можа стаць рэгулярным вячэрнім або ранішнім рытуалам. У канцы дня самы час прагледзець свой спіс і зразумець, ці ўсё намечаныя справы былі выкананы ў патрэбным аб'ёме.

праверка абавязковая

Такім чынам, выкажам здагадку, вы скончылі складанне свайго першага чэк-ліста. Што ж рабіць далей? Усё проста, зараз самы час уважліва яго прачытаць і праверыць. Па-першае, важна сапраўды нічога не забыцца і не выпусціць. Па-другое, падчас праверкі вы можаце нешта скарэктаваць і дапоўніць пры неабходнасці. І толькі калі вас усё задавальняе, можна браць чэк-ліст у працу. Паспрабуйце не забываць своечасова ставіць пазнакі аб выкананні спраў. Калі вам здаецца, што стварэнне чэк-лістоў - гэта доўга і складана, спяшаемся вас пераканаць. Для выгоды можна захоўваць некаторыя шаблоны, да прыкладу, спісы для збору рэчаў у камандзіроўку, ці асноўныя заданні на кожны дзень (пры ўмове, што яны паўтараюцца). У сярэднім запаўненне чэк-ліста займае не больш за 10-15 хвілін разам з праверкай, важна толькі абраць час, калі вас ніхто і нішто не будзе адцягваць.

Інструмент для аналізу

Чэк-ліст - гэта не толькі інструмент для нагадванні і павышэння прадуктыўнасці. Выкарыстоўваць спісы спраў можна і ў карпаратыўнай асяроддзі. Кіраўнік можа складаць чэк-лісты для сваіх падначаленых і з іх дапамогай адсочваць і кантраляваць працэс выканання задач. Спатрэбіцца дадзены інструмент і ў тым выпадку, калі вы толькі пачынаеце працаваць над сабой, шукаеце найбольш прыдатныя методыкі і варыянты размеркавання дзённай актыўнасці. У гэтым выпадку таксама неабходна штодня правяраць колькасць або працэнтнае суадносін выкананых спраў і нявырашаных задач і далей фарміраваць новую праграму на наступны дзень на аснове атрыманых вынікаў. Атрымліваецца, што на пытанне: «Чэк-ліст - што гэта такое?» Можна адказаць наступным чынам: інструмент для павышэння і ацэнкі прадуктыўнасці.