Кадравы ўлік і кадравая дакументацыя на малым прадпрыемстве

Як правіла, на малым прадпрыемстве ствараць спецыяльна кадравую службу нерацыянальна. Бо аб'ём работы з персаналам ў маленькіх кампаніях звычайна невялікі, вядзенне кадравай дакументацыі даручаецца аднаму з супрацоўнікаў, часцей за ўсё сакратару або бухгалтару. І гэта лагічна, ствараць адмысловую стаўку ў такім разе проста эканамічна нявыгадна.

Спецыфічныя асаблівасці малога бізнесу такія, што кадравая дакументацыя можа весціся ў мінімальна дапушчальным аб'ёме, які адказвае магчымасцям і патрэбам малога прадпрыемства, пры гэтым выконваюцца толькі самыя неабходныя функцыі. Варта ўлічыць, што кадравая праца ў невялікіх арганізацыях вядзецца, у асноўным, па меры патрэбы, а не ўвесь час, і зводзіцца да адбору і прыёму на працу, звальнення персаналу, кіраванні заработнай платай і кантролі над працоўнай дысцыплінай, вызначэнню чарговасці адпачынкаў. Тым не менш, кадравая палітыка не губляе свайго ключавога значэння ў стварэнні прафесійнага і згуртаванага калектыву.

Нягледзячы на адсутнасць спецыялізаванага аддзела кадраў на малым прадпрыемстве, грэбаваць арганізацыяй кадравага справаводства нельга. Кадравая дакументацыя, хай і ў паменшаным аб'ёме, павінна весціся ў адпаведнасці з усталяванымі правіламі і існуючым заканадаўствам, і неабходнасць гэтага недаацэньваць не варта.

Юрыдычна правільная і рацыянальная арганізацыя справаводства забяспечвае аптымізацыю дакументазвароту і памяншэнне колькасці дакументацыі, павышае эфектыўнасць кадравай работы. Кадравае справаводства дакументуе працоўныя адносіны. Нават мінімальны спіс дакументаў, абавязковых для вядзення ў малым прадпрыемстве, даволі вялікі. Гэта наступныя асноўныя дакументы:

• распараджэнні і загады аб прыёме на работу;

• штатны расклад;

• працоўныя дамовы;

• асабістыя карткі;

• загады аб прадастаўленні адпачынкаў;

• графік адпачынкаў;

• загады аб пераводзе на іншую працу, сумяшчэнні пасад ;

• загады аб звальненні;

• табелі ўліку працоўнага часу;

• правілы ўнутранага распарадку і працоўнай дысцыпліны ;

• становішча, якое рэгламентуе абарону асабістых дадзеных;

• працоўныя кніжкі і кніга іх рэгістрацыі;

• дакументацыя па ахове працы.

Любая кадравая дакументацыя з гэтага спісу мае юрыдычную, а нярэдка і камерцыйную каштоўнасць, што з'яўляецца пацвярджэннем важнасці яе вядзення і неабходнасці правільнага афармлення. Гэтыя дакументы пацвярджаюць правы і абавязкі як працадаўцы, так і работніка, а ў выпадку неабходнасці, становяцца важнымі доказамі ў спрэчных сітуацыях.

Дакументаванне працоўных адносін забяспечвае пенсійныя, сацыяльныя і іншыя гарантыі, якія прадстаўляюцца работнікам расійскім заканадаўствам. Кадравая дакументацыя служыць падставай для налічэння зарплаты, дапамог, прэмій, для вызначэння страхавога і працоўнага стажу, налічэння пенсій, таму важны адказны і беспамылковы падыход да афармлення гэтых першакрыніц. Нядбайнае стаўленне да вядзення дакументаў можа неспрыяльна адбіцца на дабрабыце і прадпрыемствы, і яго работнікаў.

На жаль, адсутнасць прафесійных кадравікоў на малых прадпрыемствах нярэдка вядзе да нізкага якасці кадравага справаводства і, як следства, парушэння працоўнага заканадаўства.

Дапамагчы ў ліквідацыі падобных парушэнняў да таго, як яны будуць выяўлены працоўнай ці падатковай інспекцыяй, альбо прадстаўнікамі фонду сацыяльнага страхавання, можа аўдытарская праверка. Аўдыт кадравай дакументацыі забяспечвае комплекс дзеянняў па праверцы правільнасці афармлення дакументаў і карэктнасці вядзення ўліку. Аўдытарамі будзе дадзена экспертная ацэнка рызык у выпадку выяўленых парушэнняў і рэкамендацыі па аптымізацыі кадравага справаводства з мэтай іх ліквідацыі.

Аптымізаваўшы кадравую дакументацыю можна не толькі пазбегнуць штрафных санкцый з боку правяраючых органаў, але і павысіць кіравальнасць персаналам, забяспечыць празрыстасць працоўных адносін і абарону правоў сваіх работнікаў.