Як сшываць дакументы для здачы ў архіў

Хто з вас ведае, як сшываць дакументы? Гэтаму не вучаць у школе, ня выкладаюць у інстытуце, толькі некаторыя сутыкаюцца з такой працэдурай. На жаль, ці на шчасце, не існуе жорсткіх стандартаў. Сшыванне дакументаў - працэс нескладаны, але і тут трэба ведаць некаторыя моманты. Здавалася б, бяры іголку і шый. А бо нярэдка ўжо гатовыя і прашытыя дакументы вяртаюць на дапрацоўку. Гэты быццам бы лёгкі працэс патрабуе каласальнага увагі, уседлівасці і веды правілаў дакументаабароту. Трэба і перанумараваць, і адштабнаваць, і падпісаць, і друк паставіць. І не дай Бог, калі адзін лісточак выпадзе, прыйдзецца ўсё пачынаць спачатку.

Пра тое, як сшываць дакументы, усё ж напісана некалькі метадычных рэкамендацый, прычым у падатковай могуць быць свае патрабаванні, а ў архіўнай арганізацыі - свае. Прашыўка дакументаў патрабуецца ў банках (справы сшываюцца і захоўваюцца некалькі гадоў), на прадпрыемствах з патрабаваннямі па захаванасці дакументаў, у дзяржаўных і недзяржаўных архівах, часам у інстытутах і г.д. Прычыны, па якіх да гэтага часу ўручную садзяцца і прашываюць дакументацыю, простыя: такія дакументы складана падмяніць, іх лёгка транспартаваць і захоўваць.

Такім чынам, пагаворым пра тое, як сшываць дакументы.

Для пачатку прыйдзецца ачысціць іх ад сашчэпак (звычайных або ад степлера). Пры гэтым лепш карыстацца антистеплером каб пазбегнуць выпадковага прарыву паперы. Далей раскладваеце ўсе лісты па парадку. Пасля гэтага запасацца цярпеннем і пранумароўваецца ўсе лісты ў правым верхнім куце. Гэта можна рабіць як алоўкам, так і ручкай, але пераважней усё ж аловак. У парадку ўзрастання пранумароўваецца лісты, а не дакументы. Схемы або карты вялікага фармату складваюцца і нумаруюцца як адзін ліст.

Не ўсе дакументы маюць зручны для прашыўкі фармат, а менавіта: рахункі-фактур, накладныя, чэкі ці яшчэ што-то ў гэтым родзе могуць быць маленькімі і не мець дастаткова шырокага поля злева. У такім выпадку злева падляпляецца палоска белай паперы.

Пасля гэтага паперы складваюцца па парадку ў чарку, выраўноўваючы яе па левым краі. Тут пачынаецца самае цікавае ў працэсе пад назвай "як сшываць дакументы". Шылам або тоўстай іголкай робяцца адтуліны ад трох да пяці. Калі чарка вялікая - прыйдзецца праявіць незвычайнае майстэрства. Варта вызначаць праколы, інакш уся чарка раз'едзецца. Праколы павінны быць сіметрычныя і размяшчацца строга вертыкальна. Як правіла, выкарыстоўваюць банкаўскі шпагат або спецыяльныя прошивочные ніткі. Таксама можа спатрэбіцца капронавая, або, на горшы выпадак, звычайная нітка, але складзеная ў некалькі разоў. Прашываюць два-тры разы і выводзяць хвосцікі на цэнтральную дзірачку, іх завязваюць ў вузел. Хвосцікі павінны быць даўжынёй не менш за пяць сантыметраў, лепш пакінуць больш, а ў канцы працы іх абрэзаць. Вузельчык можна заліць клеем, каб напэўна не развязаўся.

Далей усё проста. Зверху наляпляецца прастакутны ліст паперы памерам 7х4 см. Гэта не стандарт, можна выкарыстоўваць любы, які закрые вашыя ніткі. На ім паказваюць: прашнураваная, пранумеравана і змацавана пячаткай; лічбамі і пропіссю колькасць лістоў; пасаду, прозвішча, імя і подпіс выканаўцы ці кіраўніка; дата. Хвосцікі нітак павінны выглядаць з-за краю налепкі. Ставіце друк так, каб яна захоплівала частка налепкі і частка ліста.

Задача выканана на выдатна!