Справаздачны дакумент: віды, форма, узор і афармленне

Правільнае вядзенне дакументацыі важна для любой арганізацыі, паколькі дазваляе разумна займацца асноўнай дзейнасцю і не баяцца падатковых і іншых праверак. Справаздачныя дакументы рыхтуюцца ў разнастайных відах і формах. Разнавіднасці дакументацыі адрозніваюцца ў залежнасці ад тыпу кампаніі, роду яе дзейнасці і многіх іншых фактараў.

агульнае паняцце

Справаздачны дакумент адлюстроўвае комплекс паказчыкаў з вынікамі працы кампаніі на абраны перыяд. У справаздачнасці могуць утрымлівацца табліцы з бухгалтарскімі, статыстычнымі і іншымі дадзенымі. Справаздача - гэта вынік працы па ўліку звестак.

Справаздачы складаюцца па формах, якія рэкамендуюць Мінфін і служба дзяржстатыстыкі. Яны могуць прадстаўляць сабой зводкі па канкрэтных галінах, а таксама па тэрытарыяльным участках - раёнам, абласцях, па ўсёй паўнаце гаспадаркі.

Справаздачныя дакументы могуць класіфікавацца па відах, перыядах, аб'ёму гэтых, ступені іх абагульненасці.

разнавіднасці

Па відах справаздачнасць дзеліцца на:

• бухгалтарскую;
• статыстычную;
• аператыўную.

Бухгалтарская - гэта сістэматызаваныя звесткі аб маёмасці арганізацыі, яе фінансах, выніках працы. Справаздачныя бухгалтарскія дакументы рыхтуюцца па інфармацыі улікаў.

Статыстычная падрыхтоўваецца па звестках статыстычных, бухгалтарскіх і аператыўных улікаў.

Аператыўная справаздачнасць рыхтуецца паводле аператыўных матэрыялах за пэўныя часовыя інтэрвалы - тыдзень, месяц, дэкаду і гэтак далей. Гэтыя звесткі дапамагаюць весці аператыўны кантроль за працоўнымі працэсамі ў арганізацыі.

Рэгулярнасць падрыхтоўкі справаздачных дакументаў можа быць:

• внутригодовой - за дзень, пяцідзёнку, дэкаду, месяц, квартал, паўгода.
• гадавой - гэта зводка за год.

Внутригодовая статыстычная справаздачнасць з'яўляецца бягучай, а бухгалтарская - прамежкавай.

Ступень абагульнення звестак у справаздачнасці можа быць рознай. У залежнасці ад гэтага паказчыка справаздачы бываюць:

• першаснымі - яны складаюцца непасрэдна арганізацыяй;
• зводнымі - рыхтуюцца вышэйстаячымі ўстановамі.

Любая справаздачнасць павінна прадстаўляць пэўныя дадзеныя аб дзейнасці арганізацыі, яе фінансавым становішчы, выніках працы, любых зменах гэтых звестак.

Знешні выгляд і змест

Формы справаздачных дакументаў зацвярджаюцца дзяржаўнымі нарматывамі.

У кожнай кампаніі вядзецца ўнутраная справаздачнасць, у якой даюцца звесткі аб выкананні планаў, даручэнняў кіраўніцтва. Гэтыя справаздачы рыхтуюць спецыялісты розных аддзелаў кампаніі і падаюць кіраўніцтву. Такая дакументацыя можа называцца справаздачай або даведкай.

Справаздачы ўнутры устаноў робяцца ў адвольнай форме. Яны падаюцца на папяровых лістах або на бланках арганізацыі.

У справаздачы абавязковыя наступныя дадзеныя:

• назва арганізацыі;
• найменне структурнага падраздзялення або аддзела кампаніі;
• назва дакумента;
• яго дата і нумар;
• загаловак;
• непасрэдна тэкст з вынікамі працы;
• подпіс;
• зацвярджэнне ці рэзалюцыі.

Тэкст справаздачы змяшчае поўную інфармацыю аб дасканалай працы, праведзеным аналізе вынікаў дзейнасці. Робяцца высновы, пры неабходнасці - ўносяцца прапановы. Нярэдка да справаздач прыкладаюць якіх тлумачылася запісу. Дата справаздачы павінна суадносіцца з сцвярджэннем кіраўніком.

службовыя камандзіроўкі

Асобнай разнавіднасцю справаздачнасці з'яўляюцца справаздачныя дакументы за пражыванне ў гасцініцы ў выпадках службовых камандзіровак спецыялістаў.

У выдаткі на камандзіроўкі ўваходзяць марнаванні на арэнду гасцінічнага нумара. Згодна з патрабаваннямі заканадаўства, кампанія абавязаная пакрыць супрацоўніку ўсе выдаткі па аплаце гасцінічнага нумара.

Супрацоўнік, які вярнуўся з камандзіроўкі, падае адзін з гэтых дакументаў:

• кошт;
• чэк;
• квітанцыю.

Які з гэтых дакументаў будзе найбольш верным і не выкліча пытанняў у падатковых органаў?

Калі ў гасцініцы не ўжываецца кантрольна-касавае абсталяванне, то супрацоўнік гасцініцы павінен аформіць спецыяльны бланк. Назваць яго можна па-рознаму: квітанцыя, чэк, ваўчар.

Патрабаванні да бланкаў

У кожнай гасцініцы існуе свой бланк, але аформлены па зацверджаных патрабаванням. Справаздачныя дакументы за пражыванне адказваюць такім патрабаванням:

• на справаздачы змяшчаюцца рэквізіты (назва арганізацыі, яе нумар, серыя, адрас, ІНАЎ, друк);
• сам бланк вырабляецца ў друкарні або з ужываннем аўтаматызаваных сістэм, абароненых ад старонняга доступу і захоўваюць звесткі на працягу пяці гадоў;
• дакументам надаецца нумар і серыя.

Калі работнік прад'явіў дакумент, які не адказвае зацверджаным патрабаванням, а кампанія яго прыняла і правяла, пры з'яўленні прэтэнзій з боку падатковых супрацоўнікаў арганізацыя зможа адстаяць свае выдаткі ў судзе.

Калі ў гасцініцы ёсць каса

Звычайна ў гасцініцах ёсць кантрольна-касавая тэхніка. Тады справаздачныя дакументы за пражыванне не адказваюць, а супрацоўніку выдаецца касавы чэк. Менавіта ён кажа пра факт рэгістрацыі і аплаце гасцінічнага нумара.

Да чэку можа прыкладацца кошт або іншы дакумент, які прыводзіць дадзеныя аб рэгістрацыі пэўнага супрацоўніка.

Калі супрацоўніку замест чэка выдалі прыходна-касавы ордэр, у такой сітуацыі пры складанні справаздачнасці могуць быць праблемы з боку падатковых спецыялістаў. Вядома, кампанія можа адстаяць свае інтарэсы ў судзе, але працэдура гэта не надта простая.

Квітанцыі да ПКО таксама прадастаўляецца як справаздачныя дакументы за пражыванне ў гасцініцы. Яны таксама прымаюцца і звычайна не выклікаюць лішніх пытанняў. Квітанцыі лічацца афіцыйнымі дакументамі, якія сведчаць факт прыняцця грошай гасцінічнай адміністрацыяй.

У выпадку адсутнасці дакументаў

Бываюць і такія сітуацыі, калі супрацоўнік не падае ні аднаго дакумента. Тады бухгалтар запытвае з гасцініцы даведку аб пражыванні канкрэтнай асобы. А ў самой кампаніі павінны быць звесткі пра перыяд камандзіроўкі дадзенага супрацоўніка.

Падобныя нюансы могуць прывесці да спрэчак з супрацоўнікамі падатковых органаў, якія вырашаюцца ў судзе звычайна на карысць арганізацыі.

Сітуацыі непрадастаўлення дакументаў могуць тлумачыцца тым, што супрацоўнік пражываў не ў гасцініцы, а ў арандаванай кватэры. У гэтым выпадку кампанія аплачвае выдаткі на арэнду жылля, супрацоўнік не нясе ніякіх выдаткаў, значыць, яны яму і не кампенсуюцца.

Часта бухгалтары задаюць пытанне - як жа тады ўлічваць выдаткі пры падаткаабкладанні? Кампанія можа паказваць пры падаткаабкладанні свайго прыбытку панесеныя выдаткі на арэнду жылля, але толькі за той перыяд, калі ў ім фактычна пражываў яе супрацоўнік. Выдаткі ва ўсе астатнія перыяды Палічыце неабгрунтаванымі выдаткамі і не будуць прынятыя падатковымі структурамі.

Падрыхтоўка справаздачных дакументаў - важны і адказны момант у дзейнасці любой арганізацыі. Як правіла, гэтым займаюцца супрацоўнікі бухгалтэрыі або кіраўнікі структурных аддзелаў фірмы. Пры ўзнікненні цяжкасцяў можна карыстацца паслугамі іншых кампаній.