Класіфікацыя і віды дакументаў у справаводстве

У розных сферах дзейнасці фізічных і юрыдычных асоб выкарыстоўваюцца дакументы. Правілы іх складання, захоўвання, абароту і прымянення ўваходзяць у дысцыпліну, званую справаводствам. У кожнай арганізацыі павінен быць такі супрацоўнік, інакш не будзе суладнай працы. Каб зразумець прынцыпы гэтай дзейнасці, варта даведацца пра тое, якія існуюць віды дакументаў у справаводстве, а таксама аб іх правільным складанні, захоўванні, выкарыстанні.

Агульная інфармацыя

Дакументы патрабуюць правільнага афармлення, складання, захоўвання і апрацоўкі. Ад зьвестак, выкладзеных на паперы, а таксама пісьменнасці залежыць своечасовасць рашэння. У кожнай краіне дзейнічаюць свае прынцыпы афармлення дакументацыі. Узяць, да прыкладу, справаводства РБ: распарадчыя дакументы, іх віды рэгулююцца заканадаўствам Беларусі. У Расеі свае парадкі, таму прынцыпы афармлення дзелавых папер могуць адрознівацца.

Дакументацыя з'яўляецца часткай працы любой кампаніі, паколькі вызначае яе дзейнасць. Таму справаводства кантралюецца дзяржавай з дапамогай законаў. Падчас праверак у першую чаргу звяртаюць увагу на дзелавыя паперы.

Галоўныя сферы справаводства

Гэтая вобласць дзейнасці мае на ўвазе:

• правільнае і якаснае складанне папер;
• арганізацыю працы з дакументацыяй.

Справаводства асабліва важна ў наступных сферах:

• стандартызацыя;
• заканадаўчае рэгуляванне;
• стварэнне прававых актаў.

прынцыпы працы

Для працы ў сферы справаводства патрабуецца наяўнасць пэўных ведаў і навыкаў. З-за гэтага на прадпрыемствах ёсць падраздзялення, кожнае з якіх адказвае за канкрэтную дзейнасць.

У маленькіх фірмах гэтую працу выконваюць сакратары, якія адказваюць за дакументацыю прадпрыемства. Усе віды дакументаў загаднага справаводства вельмі важныя, і кожны можа спатрэбіцца ў любы момант. Звычайна іх захоўваюць у надзейных шафах. За няправільнае вядзенне дакументацыі на адказных асоб накладаюцца штрафы.

Што гаворыцца ў заканадаўстве?

У законе прапісана неабходнасць дакументавання звестак і змяшчаюцца асноўныя вызначэння. Гэты нарматыўны акт вызначае адносіны, якія з'яўляюцца з выкарыстаннем інфармацыйных тэхналогій. Пра неабходнасць дакументавання сказана і ў іншых законах.

У ГК РФ ўтрымліваюцца прававыя асновы працы юрыдычных асоб і парадак справаводства. НК пералічвае важныя падатковыя віды дакументаў у справаводстве. На іх аснове вядзецца ўлік камерцыйнай дзейнасці ўстаноў і фізічных асоб, адлічэнні збораў.

У законе прадстаўлены таксама ўзоры дакументаў. У ГК ёсць патрабаванні па складанні ўстаноўчых дагавораў, статутаў, даверанасцяў. Нарматыўныя акты ўключаюць формы дакументаў, якія перасылаюцца рознымі метадамі - поштай, факсам, праз інтэрнэт.

Дакументацыя ў Расіі

Існуюць агульнапрынятыя віды дакументаў і іх класіфікацыя ў справаводстве. Дзелавыя паперы бываюць наступнымі:

• арганізацыйна-распарадчымі: пратаколы, рашэнні, статуты;
• даведачна-інфармацыйнымі: акты, даведкі, тэлеграмы;
• асабістымі: працоўныя кніжкі, заявы, дамовы.

Віды дакументаў у справаводстве класіфікуюцца і па формах. Асноўныя - наступныя:

• трафарэтныя;
• індывідуальныя;
• тыпавыя.

Усе віды загаднага справаводства неабходныя для суладнай працы ўсяго прадпрыемства. Важна іх пісьменнае і правільнае запаўненне. У сувязі з развіццём сучасных тэхналогій, сёння з'явілася электроннае справаводства. Віды дакументаў у ім такія ж, толькі праца ажыццяўляецца з дапамогай розных праграм. Звычайна для гэтага выкарыстоўваюцца камп'ютэрныя сістэмы, якія дазваляюць выконваць мноства функцый.

Электронным дакументазваротам называюць складовую частку справаводства, у якім стварэнне, перадача і захоўванне дакументацыі падтрымліваецца сеткавай структурай. Гэтая праца дазваляе кіраваць усімі сферамі вытворчасці.

іншая класіфікацыя

Па змесце віды дакументаў у справаводстве бываюць простымі і складанымі. Па паходжанні іх дзеляць на асабістыя і афіцыйныя. Калі ўлічваць месца прыняцця, то дакументы бываюць вонкавымі і ўнутранымі.

Дакументацыя класіфікуецца і па часе захоўвання: сталыя паперы, тыя, што захоўваюцца больш ці менш за 10 гадоў. Па галоснасці яны бываюць несакрэтны і сакрэтнымі. Дакументы могуць адрознівацца і па варыянце фіксацыі: гукавыя, графічныя, друкаваныя і рукапісныя, фота- і кінаматэрыялаў.

Існуе падзел папер на тэрміновыя і несрочные. Калі размеркаваць іх па стадыях, то бываюць выпіскі, чарнавікі, арыгіналы, копіі. Асобную галіну складаюць дзяржаўныя дакументы, прызначаныя для рэгулявання канкрэтных сфер жыццядзейнасці. Упаўнаважаныя органы займаюцца распрацоўкай інструкцый, указанняў, загадаў.

першасная дакументацыя

У яе ўваходзяць паперы, якія складаюцца з зыходнай інфармацыі, атрыманай пры распрацоўцы, даследаванні, назіранні і іншай працы чалавека. Яны ў бухгалтарскай дзейнасці ствараюцца пры гаспадарчых пытаннях. Гэтыя паперы пацвярджаюць факты. Да такіх адносяць акты, даведкі, накладныя. Звычайна для запаўнення прымяняюцца уніфікаваныя бланкі.

Нават калі няма агульнапрынятай формы дакумента, у кампаніі ствараецца свой узор. У ім павінны быць наступныя рэквізіты:

• назву;
• дата афармлення;
• найменне фірмы;
• апісанне аперацыі;
• вымяральнікі;
• пералік адказных асоб;
• подпісы.

Якія б ні былі віды дакументаў, інфармацыі ў справаводстве павінна быць дастаткова для выканання работы прадпрыемства. З-за любых парушэнняў зладжанасць дзейнасці ўскладняецца.

справаводства кампаній

На аснове распараджэнняў начальнікаў ствараюцца розныя становішча. На гэтым грунтуецца справаводства. Асноўныя віды дакументаў на прадпрыемстве прадстаўлены ў выглядзе індывідуальных і тыпавых актаў. Першыя рэгулююць працу падраздзяленняў, цэхаў, аддзелаў, якія вядуць арганізацыйную дзейнасць.

Тыпавыя дакументы ставяцца да ўсіх аддзелах кампаніі. Праект палажэння выконвае выканаўца, пасля чаго праца правяраецца юрыдычным аддзелам. Пры наяўнасці недахопаў іх прапісваюць ў асобным дакуменце. Галоўным актам пры працы фірмы з'яўляецца загад кіраўніка. На яго аснове ствараюцца правілы працы ўстановы, прымаюцца рашэнні, праводзяцца мерапрыемствы.

віды запісак

Дакладная запіска з'яўляецца важнай паперай, у якой апісваецца факт, прапановы, альбо вывад. Яе адпраўляюць кіраўніку, які дае далейшыя ўказанні па дакуменце.

Службовая запіска - гэта выгляд лісты або ўнутраная перапіска ў кампаніі. Яна аддаецца ў падраздзялення, але не кіраўніцтву. Папера накіроўваецца і службовым асобам. Такая дакументацыя мае справаздачныя і інфарматыўныя ўласцівасці.

Тлумачальная запіска ўяўляе сабой дакумент, дзе выкладаюцца пэўныя палажэнні, а таксама прычыны якіх-небудзь парушэнняў, невыканання працы. Неабходныя такія паперы для зладжанай дзейнасці любога прадпрыемства.

інструкцыі

Дакументы бываюць 2 відаў. Першыя вызначаюць парадак выканання канкрэтнай працы, што ажыццяўляецца падраздзяленнямі, службовымі асобамі. Інструкцыі ўтрымліваюць інфармацыю аб правах, абавязках, адказнасці работнікаў.

Дзякуючы гэтай дакументацыі зразумелы парадак выканання любой працы. Інструкцыі па тэрміне бываюць сталымі або на пэўны перыяд. Калі час дзеяння не ўстаноўлена, то перагляд выконваецца кожныя 3-5 гадоў.

Стадыі фарміравання дакумента

Кожны дакумент праходзіць:

• рэгістрацыю;
• выданне;
• выкананне.

Калі ўсе этапы пройдзены, дакумент кладуць у тэчку, у якой павінна быць не больш як 250 лістоў. Калі іх больш, заводзіцца 2 том.

Асаблівасці захоўвання папер

Захоўваюць дакументы па наступных правілах:

• іх фармуюць ў розныя справы - па часе захоўвання;
• тэчкі павінны групавацца па годзе;
• ня варта дапускаць перенаполнения справы;
• паперы захоўваюцца ў храналагічным парадку;
• з загадамі захоўваюцца палажэнні, інструкцыі, калі яны ёсць;
• загады па розных справах размяркоўваюць у розныя аддзелы.

Пасля выканання дакумент адпраўляецца ў справу, што дазваляе прадухіліць страту. Не варта адкладаць гэта на потым, інакш можа адбыцца блытаніна ў працы. Тым больш што за страту дакументаў прадугледжана адказнасць, прычым гэта тычыцца не толькі асобнага супрацоўніка, але і ўсёй фірмы.

Класіфікацыя дакументацыі вельмі зручная, паколькі дазваляе весці справаводства без праблем. Правільнае абыходжанне з паперамі дапаможа захаваць іх і не дапусціць збояў у працы прадпрыемства. Калі ўсё раскладзена, так бы мовіць, па паліцах, то ў выпадку праверкі праблем з паперамі не ўзнікне.