Якім павінен быць кантроль выканання дакументаў

Пісьменны кантроль выканання дакументаў (як, зрэшты, і ўсе астатнія праявы нагляду) з'яўляецца не толькі адным з асноўных элементаў кіраўніцкай дзейнасці, але таксама і асноўнай функцыяй менеджменту арганізацый. Яго галоўная задача заключаецца ў тым, каб любое даручэнне было выканана якасна і своечасова. У ходзе апісванага віду дзейнасці адрозніваюць два тыпу аперацый: кантроль выканання дакументаў па сутнасці і сроковый нагляд. Першы ажыццяўляецца сіламі кіраўнікоў усіх рангаў. Другі ж - выключная прэрагатыва службы ДОУ. У перакладзе на чалавечую мову гэтая абрэвіятура расшыфроўваецца як дакументацыйнае забеспячэнне кіравання.

Дзейнасць ДОУ ўключае некалькі этапаў:

• пастаноўка загаду (распараджэння і гэтак далей) на кантроль, афармленне спецыяльнай адзнакі пра гэта ў адпаведнай форме (рэгістрацыйнай);
• сістэматызацыя формаў у залежнасці ад тэрміну выканання;
• апавяшчэнне выканаўцы аб настаў дзень «Х» пры перадачы загаду (распараджэння і гэтак далей) за тры дні да моманту, калі мінае адпушчанае яму час на выкананне задачы, і ў апошні дзень;
• апавяшчэнне кантралёра (кіраўніка) пра надыход тэрмінаў праверкі выканаўцы (за суткі да заканчэння, у дзень, калі пастаўленая задача павінна быць выканана).

Акрамя таго, ДОУ можа пераносіць крайнія тэрміны выканання распараджэнняў. Гэтай службай таксама можа здымацца кантроль выканання дакументаў. Але для гэтага патрабуецца пісьмовае (у некаторых выпадках дапускаецца вуснае) дазвол першага кіраўніка арганізацыі.

Сёння на многіх прадпрыемствах ўкаранёна аўтаматызаваная сістэма кантролю выканання даручэнняў. Яна не толькі рацыянальная, але яшчэ і зусім непераборлівая ў плане патрабаванняў да «залозу», гэта значыць да персанальных кампутараў, на якія ўсталёўваецца адпаведнае праграмнае забеспячэнне. Дарэчы кажучы, падобныя сістэмы называюцца яшчэ электронным дакументазваротам. Яны дазваляюць у аўтаматычным рэжыме ажыццяўляць усе функцыі, якія апісаны вышэй (дзейнасць ДОУ).

На сённяшні дзень на рынку праграмных комплексаў, якія ажыццяўляюць кантроль за выкананнем дакументаў, маецца прадукцыя і айчынных, і замежных распрацоўнікаў. Першая больш пераважная па той простай прычыне, што яна дакладней ўлічвае спецыфіку абыходжання з дакументацыяй, якая характэрна для расейскіх фірмаў і арганізацый.

Зрэшты, далёка не ва ўсіх прадпрыемстваў маецца магчымасць усталяваць сістэму, якая будзе аўтаматычна выконваць кантроль выканання дакументаў. Магчыма, на гэта не хапае грошай (ці ж дрэнна выкрыта патрэба ў сістэме аўтаматызацыі). Ці ж аб'ёмы папер (якія ўваходзяць і выходных) нязначныя. У такім выпадку можна парэкамендаваць такім арганізацыям аўтаматызацыю хаця б некаторых аперацый. Мінімальнае патрабаванне - наяўнасць лакальнай камп'ютэрнай сеткі. Калі казаць аб канкрэтных прадуктах, то увагі заслугоўваюць комплексы АСКИД, Еўфрата-Дакументазварот і БОС-Рэферэнт. Дарэчы, апошнія дзве - гэта комплексныя праграмы, якія дазваляюць цалкам аўтаматызаваць дакументаабарот прадпрыемства.