Уніфікацыя і стандартызацыя дакументаў. Развіццё уніфікацыі і стандартызацыі дакументаў

Навукова-тэхнічны прагрэс і з'яўленне мноства формаў уласнасці прывялі да пашырэння гандлёва-эканамічных і сацыякультурных сувязяў. Рэзка актывізаваліся працэсы ў соцыуме паўплывалі на разрастанне аб'ёмаў інфармацыйных патокаў, неабходных для паўнавартаснага функцыянавання кіраўнічых звёнаў.

Для чаго патрэбна уніфікацыя дакументаў

Незалежна ад сферы і вобласці: няхай гэта будзе дзяржаўная дзейнасць або прамысловасць, адукацыю або ахову здароўя - ручная уніфікацыя і стандартызацыя дакументаў паступова адыходзіла на другі план. З пачатку мінулага стагоддзя апрацоўка дадзеных па іх якія сістэматызаваны паступова пераходзіла ад ручной да механізаваным спосабам, а далей - да аўтаматызаваным.

Такім чынам праходзіла рацыяналізацыя дакументазнаўства. Паняцце «уніфікацыя і стандартызацыя дакументаў» зараджалася на дадзеным этапе. Аднак на ўсіх этапах ўдасканалення дакументазвароту і апрацоўкі дадзеных ўзнікала адна і тая ж праблема. Давесці да аўтаматызацыі хаос немагчыма, паколькі гэтага працэсу павінны папярэднічаць уніфікацыя і стандартызацыя дакументаў у цэлым. Іншымі словамі, толькі спарадкаваўшы паперы, можна прыступаць да іх апрацоўцы і выкарыстання.

Мэты і задачы уніфікацыі

Асноватворнымі момантамі ў ходзе аптымізацыі афіцыйнай кіраўніцкай, эканамічнай і любы іншы дзейнасці з'яўляюцца уніфікацыя і стандартызацыя дакументаў. Коратка растлумачыць гэта паняцце можна як прывядзенне дакументазвароту да агульнай адзінай форме, аднастайнай сістэме. Дадзены працэс аказвае вялікі ўплыў на непасрэднае складанне любы дакументацыі. Прынцыпы стандартызацыі і уніфікацыі дакументаў складаюцца ў наступным:

1. Адзіная тыпізацыя формаў.
2. Ўсталяванне аднолькавых патрабаванняў да афармлення дадзеных, якія вынікаюць падчас прыняцця аднатыпных кіраўнічых рашэнняў.
3. Істотнае зніжэнне выдаткаў рознага характару на складанне і афармленне матэрыялаў.
4. Сумяшчальнасць мноства аднастайных баз дадзеных, незалежна ад галіны і дзейнасці.

Функцыі уніфікаванага дакументазвароту

Варта разумець, што любая дзейнасць па кіраўніцтву і кіраванню арганізацыяй, прадпрыемствам, краінай, у рэшце рэшт, з'яўляецца сістэмай, кожным элементам якой становіцца тая ці іншая функцыя. Сярод іх існуюць агульныя (або тыповыя) - тыя, якія з'яўляюцца ўласцівымі дзейнасці любой установы: арганізацыйнай, распарадчай, выканаўчай, функцый планавання, уліку і г.д. Між тым дзейнасці асобных арганізацый ўласцівыя асаблівыя функцыі. Да прыкладу, задачы і мэты, заснаваныя на рэалізацыі адукацыйнай дзейнасці, характэрныя толькі для суб'ектаў дадзенай сферы.

Што ўяўляе сабой сістэма дакументаў

Уніфікацыя і стандартызацыя кіраўнічых дакументаў уяўляе сабой сістэму матэрыялаў, адукаваную на аснове іх узаемасувязі па:

• прыкметах ўзнікнення;
• прызначэнню;
• галіны;
• тыпу;
• патрабаванням да складання.

Якімі бываюць дакументы ў уніфікаванай сістэме

Сістэмная дакументацыя можа быць общефункциональной і галіновай. Што да першага тыпу, то тут пытанняў паўстаць не павінна. Да галіновым сістэмах адносяць дакументаабарот, які адлюстроўвае спецыфіку дзейнасці прадпрыемства або арганізацыі. Напрыклад, стандартызацыя і уніфікацыя мытных дакументаў будзе ўтрымліваць матэрыялы, якія рэгламентуюць працэдуры праверкі і пропуску на дзяржаўнай мяжы вывозяцца, імпартуемых тавараў.

Наколькі ўзаемазвязаны матэрыялы і якім чынам суадносяцца паміж сабой дакументы абедзвюх сістэм - функцыянальнай і галіновай, залежыць ад мноства фактараў. У прыватнасці, іх значэнне прадвызначаецца характарам дзейнасці той ці іншай арганізацыі. Акрамя таго, уніфікацыя і стандартызацыя кіраўнічых дакументаў далёка не заўсёды мае на ўвазе стварэнне палажэнняў аб арганізацыйнай, выканаўчай або распарадчай дзейнасці. Між тым дакументацыя арганізацыйна-распарадчага плана, у якой змяшчаюцца асноўныя моманты кіравання, адміністравання, узаемадзеяння і рэгулявання працы дзяржаўных органаў, прадпрыемстваў, падраздзяленняў і службовых асоб заснавана на галіновых і функцыянальных структурах.

Асноўныя этапы уніфікацыі і стандартызацыі

Праблемы стандартызацыі і уніфікацыі знешнегандлёвых дакументаў нярэдка ўзнікаюць з-за несвоечасовага выдзялення блока арганізацыйна-распарадчай дакументацыі, якая для падобных сістэм служыць прававым падмогай. Правядзенне своечасовай ўніфікацыі ў дакументаабароце гандлёвага прадпрыемства мае на ўвазе:

1. У рамках структуры аднастайных дакументальных формаў адбываецца ўсталяванне адпаведнай наменклатуры.
2. Агульная мадэль пабудовы сістэмы дакументаў заснавана на выкарыстанні фармуляра, узятага за ўзор.
3. Асобная ўвага нададзена правілах сінтаксічнага пабудовы дакументацыі.

Да гэтага уніфікацыя і стандартызацыя першасных дакументаў праходзіла з улікам усіх патрабаванняў да матэрыялаў на ўсіх этапах стварэння, запаўнення, апрацоўкі і зберажэнні. Ўлічваліся і псіхафізіалагічныя магчымасці чалавека, і параметры машынна-тэхнічных прыбораў.

Асаблівасці стварэння стандартаў

Варта адзначыць, што вынікам праведзенага працэсу уніфікацыі стала прывядзенне самых часта выкарыстоўваюцца шаблонаў да адзінай прававой форме. Стандарты, распрацаваныя на паслугі, прадукцыю і працу, маюць сваё тлумачэнне на федэральнай заканадаўчым узроўні. Паняцце «уніфікацыя і стандартызацыя дакументаў» ў гэтым выпадку вызначаецца дзяржаўнай дзейнасцю па фіксаванні норм і характарыстык для шматразовага прымянення ў добраахвотным парадку.

Задачай стварэння стандартаў з'яўляецца ўпарадкаванасць ў вытворчай сферы і павышэнне канкурэнтных якасцяў выпускаемай прадукцыі, сферы паслуг або работ. Стандартызацыя і уніфікацыя знешнегандлёвых дакументаў таксама мае на мэце дасягнення інфармацыйнай і тэхнічнай сумяшчальнасці.

Праблемы, звязаныя з уніфікацыяй знешнегандлёвай дакументацыі

Акрамя таго, тэрмін «стандарт» азначае не толькі дакумент нарматыўнага зместу. У законе дакладна прапісаны механізм яго добраахвотнага непринудительного прымянення. Дзяржаўныя стандарты даволі хутка змяніліся нацыянальнымі. Пасля ўкаранення кардынальных пераменаў ранейшымі засталіся толькі праблемы стандартызацыі і уніфікацыі знешнегандлёвых дакументаў.

Асабліва востра і па гэты дзень стаіць пытанне аб дзяржаўных стандартах, якія рэгламентуюць працэс складання суправаджальнай дакументацыі да экспартуемай прадукцыі. Згодна з уніфікаванай сістэме, прынятай федэральным законам "Аб тэхнічным рэгуляванні» ад 01.07.2003 г., палажэнні, прысутныя ў ёй, цалкам не адпавядаюць уніфікаваным патрабаванням вядзення дакументацыі, аднак працягваюць масава прымяняцца і сёння.

Ролю Дзяржстандарту ў працэсе ўніфікацыі і стандартызацыі

Уніфікацыя і стандартызацыя дакументаў - сьцежка Дзяржстандарту Расіі. Любыя агульнарасійскія класіфікатары ў тэхнічнай, эканамічнай, сацыяльнай сферы набываюць юрыдычную сілу адразу ж пасля праходжання дзяржаўнай рэгістрацыі. Кантроль над рэалізацыяй ўсіх патрабаванняў, уключаных у асобныя акты, ажыццяўляе Дзяржстандарт Расіі і іншыя органы, упаўнаважаныя дзяржавай у межах пазначанай кампетэнцыі.

Асноўныя напрамкі уніфікацыі і стандартызацыі дакументаў заключаюцца ва ўсталяванні аднастайных узораў, шаблонаў, фармуляраў. Гэта могуць быць стандарты, неабходныя пры складанні дакументаў, для стандартаў па асобных відах тавараў і уніфікаваныя дакументацыйнага сістэмы. Апошняе ўяўляе сабой сістэму матэрыялаў, створаную па ўсталяваных адзіных правілах і запытам. Уніфікаваная сістэма дакументацыі ўтрымлівае, як правіла, звесткі, неабходныя для ажыццяўлення кіраўніцкіх функцый у канкрэтнай сферы ўплыву.

Асноўныя уніфікаваныя і стандартызаваныя сістэмы ў Расіі

На сённяшні дзень сярод уніфікаваных сістэм вылучаюцца:

• структура, якая тычыцца дакументацыі арганізацыйнага і распарадчага характару;
• сістэма, якая кантралюе дакументаабарот у банкаўскай установе;
• уніфікацыя і стандартызацыя бухгалтарскіх дакументаў, а таксама справаздачнай і ўліковай фінансавай дакументацыі ва ўстановах бюджэтнай сферы;
• сфера статыстычных дакументаў;
• сістэма дакументацыі, якая рэгулюе пытанні працы;
• уніфікаваныя дакументы для ажыццяўлення знешняга гандлю.

Адпаведна, да кожнай з вышэйзгаданых сістэм прыкладаецца свой дзяржаўны стандарт, распрацоўваюць якія цэнтральныя ведамства, каардынуючыя функцыянаванне ў канкрэтнай сферы дзейнасці. Да прыкладу, Міністэрства фінансаў у Расіі адказвае за стварэнне формаў для бухгалтарскай і банкаўскай дакументацыі. У сваю чаргу, Росархив вызначае шаблоны арганізацыйна-распарадчай дакументацыі. Гэтыя ж органы ўлады сцвярджаюць рэквізіты дакументаў. Іх уніфікацыя і стандартызацыя мае на ўвазе стварэнне фармуляраў для ўжывання ў той ці іншай галіны.

Рэквізіты і фармуляры дакументаў у працэсе стандартызацыі

Рэквізітам дакумента лічаць яго абавязковы элемент, без якога немагчыма праходжанне працэдуры афіцыйнага афармлення, рэгістрацыі матэрыялу. Да рэквізітах адносяць подпіс, друк, штамп, дату, тэкст і г.д. Натуральна, што для кожнага віду афіцыйнага дакумента ўжываюць асобны набор рэквізітаў. Пры гэтым у кожнай з сістэм уніфікацыя рэалізоўваецца за кошт стварэння ўзорнага фармуляра дакументаў для адной з сістэм. На яго падставе распрацоўваюць найбольш прыдатныя рэквізіты ўсіх дакументаў, якія ўваходзяць у пэўную базу дадзеных.

Фармуляр, як ужо гаварылася, уяўляе сабой шаблён форму дакумента. Такая мадэль складання дакумента ва ўсталяванай сферы прымянення ўлічвае яго фармат, памеры палёў і водступаў, асаблівасці стварэння канструкцыйнай сеткі і галоўных рэквізітаў.

Уніфікацыя і стандартызацыя дакументаў арганізацыйна-распарадчага напрамкі спрыяе спрошчанаму выкарыстанні форм у дзейнасці любой арганізацыі, установы, прамысловага і вытворчага прадпрыемства. Дасты, якімі рэгулюецца прымяненне уніфікацыі і стандартызацыі арганізацыйна-распарадчай дакументацыі, распаўсюджваюцца на:

• пастановы;
• загады і распараджэнні;
• рашэння;
• пратаколы;
• акты;
• лісты.

Лісты фіксуюць вырашэння пытанняў адміністрацыйна-арганізацыйнага характару, у тым ліку кіраванне, каардынацыю і забеспячэнне дзейнасці:

• дзяржаўных органаў улады суб'ектаў РФ (у пералік суб'ектаў ўваходзяць аўтаномныя акругі і рэспублікі, заканадаўствам якіх нацыянальная мова разам з рускай усталяваны галоўным);
• прадпрыемствы і аб'яднанні, незалежна ад формы ўласнасці і арганізацыйна-прававой дзейнасці.

ДАСТ ўсталёўвае не толькі склад рэквізітаў, але і патрабаванні да іх афармлення, а таксама вырабе, уліку, прымяненню і зберажэнню бланкаў з прысутным Дзяржаўным гербам РФ і гербам суб'ектаў. Дадаткам Даста з'яўляецца схематычны малюнак рэквізітаў.