Пратакол нарады: структура і змест

Пратакол нарады з'яўляецца дакументам, у якім адлюстроўваюцца ўсе важныя рашэнні гэтага мерапрыемства. Няправільнае яго складанне як па сэнсе, так і па афармленні можа стаць прычынай яго аспрэчвання удзельнікамі пасяджэння. Акрамя таго, існуе патэнцыйная небяспека прыняцця няслушных кіраўніцкіх рашэнняў, калі пратакол вытворчай нарады ўтрымлівае скажоную інфармацыю. Правільна аформіць яго дапаможа набор нескладаных рэкамендацый.

Тэкст гэтага дакумента звычайна змяшчае дзве часткі: уводную і асноўную. Пратакол нарады (яго першая палова) уключае апісанне асноўных параметраў мерапрыемствы: пасады, імя па бацьку удзельнікаў, старшыні і сакратара. Калі ў кагосьці з прысутных асаблівы статус (запрошаны, эксперт, назіральнік і да т.п.), гэта таксама адзначаецца ў дакуменце. Калі на пасяджэнні прысутнічала шмат людзей, то пратакол нарады можа ўтрымліваць дадзеныя пра іх на асобным лісце, які з'яўляецца неаддзельным дадаткам дакумента. Заканчваецца ўводны раздзел позвай, у якой утрымліваецца пералік разгляданых пытанняў. Размяшчаць іх пажадана па значнасці, аднак могуць быць і іншыя фактары, якія ўплываюць на месца ў спісе пытанняў. Напрыклад, структура позвы можа залежаць ад лагічнай ўзаемасувязі часткі яе пытанняў або занятасці асоб, якія ўдзельнічаюць у мерапрыемстве. Сам дакумент афармляецца на бланку арганізацыі (яе падраздзялення), абавязкова павінна быць паказана, калі адбывалася паседжанне.

Пратакол нарады ў асноўнай часткі павінен адпавядаць ўступнай. У прыватнасці, яе пункты павінны ісці ў тым жа парадку, што і ў позве. Алгарытм пабудовы тэксту, які фіксуе інфармацыю па кожным пункце парадку, наступны: "слухалі", "выступілі", "вырашылі". Асноўнае правіла пры афармленні гэтай частцы пратакола - ён не павінен ператварыцца ў падабенства стэнаграмы.

У прыватнасці, у падпункце "слухалі" апісваецца, хто быў асноўным дакладчыкам па пытанні, што ён прапанаваў у выніку сваёй прамове. Па выступоўцам удзельнікам таксама паказваецца, хто казаў, што прапанаваў. У рашэнні фіксуецца канчатковая пазіцыя большасці ўдзельнікаў нарады. Калі яно прымалася шляхам галасавання, то паказваецца, колькі людзей было за яго, колькі супраць, а таксама колькасць тых, хто ўстрымаўся. У залежнасці ад важнасці пытанняў, якія абмяркоўваюцца, могуць быць пералічаныя Ф.В.а. людзей, якія занялі тую ці іншую пазіцыю.

Афармленне пратаколу нарады вырабляе сакратар, сам дакумент падпісваецца выканаўцам і старшынствуючым на пасяджэнні. Крыніцай інфармацыі для яго складання служаць рукапісныя чарнавікі, запісы, вырабленыя з дапамогай дыктафона, стэнаграмы. Калі для ўрэгулявання пытанняў, пазначаных у ходзе пасяджэння, патрабуюцца паўнамоцтвы вышэйстаячай службовай асобы, які не ўдзельнічаў у нарадзе, дадаткова можа быць прадугледжана зацвярджэнне рашэнняў у гэтага кіраўніка. Падпісаны і зарэгістраваны пратакол можа рассылацца як адзіным дакументам, так і ў выглядзе выпiсак для службовых асоб, на якіх распаўсюджваецца толькі частка пытанняў.