Як у Excel зрабіць выпадаючыя спісы: найпростыя метады

Многія карыстальнікі стандартнага офіснага пакета ад Microsoft відавочна недаацэньваюць таблічны рэдактар Excel. Выпадальны спіс у вочку, эканоміць час, які затрачваецца на ўвод або пошук дадзеных, у ім ствараецца за пару секунд, у адрозненне ад Access, дзе гэтая працэдура складаней. Ніжэй будуць прыведзеныя тры асноўныя метады па стварэнні такіх спісаў і некаторыя важныя параметры кіравання імі.

Для чаго патрэбныя выпадаючыя спісы?

Самі спісы гэтага тыпу мяркуюць шырокую вобласць прымянення. У адной вочку можна ўводзіць не адно значэнне, як гэта робіцца па змаўчанні, а некалькі.

Варыянтаў уводу можа быць два:

• Толькі значэння з створанага спісу.
• Значэння з спісу і любыя іншыя дадзеныя.

Такім чынам, пачынаем працу з Excel. Стварыць выпадальны спіс тут дастаткова проста. Але спачатку неабходна выканаць некалькі папярэдніх дзеянняў, каб у канчатковым выніку ўся працэдура звялася толькі да выбару спосабу ўводу патрэбных дадзеных.

Як у Excel зрабіць выпадаючыя спісы: агульная методыка

Пачатковы этап прадугледжвае доступ да функцыі, якая дазваляе выканаць дадзеную працэдуру. Як зрабіць у Excel выпадаючыя спісы на аснове стандартных магчымасцяў праграмы? Вельмі проста. Спачатку выбіраем адну вочка або некалькі, у якіх мяркуецца ўвесці нейкі дыяпазон значэнняў, і правым клікам выклікаем кантэкстнае меню. У ім выкарыстоўваем спачатку раздзел «Дадзеныя», затым - пункт «Праверка дадзеных». І пераходзім на ўкладку параметраў.

У ёй маецца ўмова (крытэрый) праверкі са радком тыпу дадзеных, дзе і выбіраем значэнне «Спіс». У прынцыпе, астатнія поля пакуль можна пакінуць без змен. Крыху ніжэй размешчана радок, у якой будзе ўводзіцца крыніца значэнняў. Вось ён-то нас і цікавіць.

Выпадальны спіс у Excel 2007 года: ручной ўвод дадзеных

Пачнем з ручнога ўводу значэнняў. Калі казаць пра тое, як у Excel зрабіць выпадаючыя спісы такім метадам, рашэнне складаецца ў тым, каб у вышэй згаданым поле прапісваць значэння самастойна. Пры гэтым варта звярнуць увагу, што для рускамоўнай лакалізацыі ўводзіць значэння трэба праз кропку з коскай. Для ангельскай заданні ўжываецца толькі коска. Нязручнасць такога метаду відавочна: гэта займае занадта шмат часу.

Крыніца з дыяпазону

У другім выпадку можна выкарыстоўваць і больш хуткае рашэнне. Напрыклад, нам трэба ўвесці ўсе значэння ў вочках: пачынаючы з A2 і заканчваючы A4. У радку ўказанні крыніцы ставім курсор. А затым проста вылучаем патрэбны дыяпазон. Праграма сама паставіць знак роўнасці, але прапіша значэнне не ў выглядзе «(A2: A4)», як гэта робіцца ў адпаведнай радку формул, а ў варыянце «= $ A $ 2: $ A $ 4».

Метад сапраўды добры сваёй хуткасцю ўстаўкі значэнняў. Але ў якасці самага галоўнага недахопу можна адзначыць немагчымасць выкарыстання дыяпазонаў вочак, якія знаходзяцца на іншых аркушах, акрамя актыўнага ў дадзены момант.

Ўвод найменных дыяпазонаў (спісаў)

Нарэшце, яшчэ адзін метад, які дазваляе вырашыць праблему таго, як у Excel зрабіць выпадаючыя спісы. Спачатку ствараецца сам дыяпазон з прысваеннем адпаведнага імя. А пасля гэтага ў радку крыніцы трэба будзе проста ўвесці яго назва, паставіўшы перад ім знак роўнасці. Такая методыка дазваляе ствараць спісы з выкарыстаннем дадзеных і значэнняў, якія размяшчаюцца на розных лістах кнігі. І менавіта такі варыянт у асноўным ужываецца ў версіях рэдактара Excel 2007 года і ніжэй, паколькі гэтыя мадыфікацыі не ўмеюць працаваць з дыяпазонамі, у якіх пазначаны дадзеныя з розных лістоў.

Кіраванне параметрамі спісу

Што тычыцца кіравання спісамі, у рэдактары Excel ёсць мноства патрэбных функцый. Але самая, мабыць, цікавая - распаўсюджванне параметраў для ўводу з аднолькавымі ўмовамі. Ужываецца яна ў тых выпадках, калі на лісце маецца занадта шмат праверак і іх ўмовы трэба памяняць. Для гэтага ў раздзеле праверкі дадзеных, які выкарыстоўваўся ва ўсіх папярэдніх метадах, звяртаемся да ўкладцы "Паведамленні для ўводу". Тут можна ўвесці падказку, якая адлюструецца пры актывацыі адпаведнай вочка. Паведамленне можна і адключыць, проста прыбраўшы галачку з пункта яго паказу. На ўкладцы пра памылку можна ўвесці папярэджанне аб няправільнасці ўводзяцца дадзеных. Гэта спатрэбіцца пры адсутнасці жорсткіх умоў кантролю значэнняў або ў выпадку іх частковага змены.

заключэнне

Як відаць з усяго вышэйсказанага, праблема таго, як у Excel зрабіць выпадаючыя спісы, дазваляецца не так ужо і складана. Пытанне ў іншым: які метад выкарыстоўваць? Калі дадзеных не шмат, падыдзе найпросты варыянт. Другі спосаб з'яўляецца больш распаўсюджаным. Радавому карыстачу ён падыдзе лепш за ўсё. Але калі веды праграмы ў юзера не абмяжоўваюцца толькі выкарыстаннем найпростых функцый, тут аптымальным стане стварэнне найменных спісаў з наступным уводам дыяпазонаў дадзеных менавіта з іх. Паколькі ў самім Найменныя спісе змена вырабляецца хутка і проста. Увогуле, выбраць для сябе самы зручны спосаб можна без праблем.