Як павінна весціся рэгістрацыя дакументаў на прадпрыемстве?

Што ж такое рэгістрацыя дакументаў і для чаго яна патрэбна арганізацыі? Давайце адказваць на гэтае пытанне па парадку: спачатку - "што", а потым ужо - "для чаго".

Такім чынам, згаданы працэс уяўляе сабой фіксацыю факту паступлення ці ж стварэння якога-кольвек дакумэнту. У ходзе яго адбываецца прастаўленне асаблівага індэкса непасрэдна на створанай або якая паступіла ў арганізацыю паперы. Але гэта толькі палова працэдуры. Другая яе частка - ўнясенне адпаведных звестак аб "пачаткоўца" ў спецыяльную рэгістрацыйную форму. Індэкс звычайна складаецца з некалькіх частак. Па-першае, гэта парадкавы нумар. Ён можа дапаўняцца індэксамі выканаўцаў, наменклатуры спраў, класіфікатарам атрымальнікаў і гэтак далей. Размяшчацца складовыя часткі могуць у рознай паслядоўнасці. Першым, да прыкладу, можа ісці нумар, затым - намэнклятурны індэкс, а які выкарыстоўваецца класіфікатар можа паказвацца ў самым канцы. Але магчымая і зваротная паслядоўнасць. Дарэчы кажучы, прысваеннем асаблівых нумароў, якія змяшчаюць таксама і літарныя спалучэння, характарызуецца і рэгістрацыя устаноўчых дакументаў.

Трэба сказаць, што на прадпрыемстве ці ж фірме павінна ажыццяўляцца глабальная рэгістрацыя дакументаў. Гэта значыць фіксавацца павінны ўсе без выключэння дзелавыя паперы, як якія ўваходзяць, так і выходныя.

Далей варта адзначыць, што рэгістрацыя дакументаў арганізацыі павінна адпавядаць наступным патрабаванням:

• аднакратны - любая якая паступіла або створаная дакументацыя фіксуецца толькі адзін раз. Калі мы гаворым пра ўнутраныя распараджэннях, то з аддзела ў аддзел яны падарожнічаюць з прысвоеным ў самым пачатку нумарам (індэксам). Дадзенае правіла аднолькава справядліва і для службовай перапіскі і для распараджэнняў суровага начальства.
• Своечасовасць - тут маецца на ўвазе, што рэгістрацыя папер, якія паступілі звонку, выконваецца ў дзень паступлення. Калі казаць пра ўнутраныя загадах, інструкцыях або распараджэннях, то яны могуць фіксавацца па факце падпісання адказнымі работнікамі (максімум - на наступны дзень).
• Падзел - для кожнай разнавіднасці дзелавых папер маецца персанальная фіксацыя (уваходныя, выходныя, загады, службовыя запіскі, пратаколы сходу, распараджэнні і гэтак далей).
• Аднастайнасць - ўлік заўсёды ажыццяўляецца згодна з адных і тых жа правілаў. Пры гэтым форма рэгістрацыі не мае значэння.
• Паўната адлюстравання сутнасці - пры унясенні дадзеных у рэгістрацыйную форму патрабуецца адлюстраваць у ёй максімум інфармацыі. Асабліва ў плане зместу той ці іншай дакументацыі.

Акрамя таго, фіксацыя ўсіх папер на прадпрыемстве павінна весціся ў межах аднаго года (каляндарнага).

А зараз прыйшоў час адказаць на пытанне: "для чаго?" Ужывальная ў арганізацыях рэгістрацыя дакументаў дазваляе вырашаць самыя розныя задачы. Разгледзім найбольш яскравы прыклад. Калі ў канцы каляндарнага года ўзяць і прааналізаваць парадкавыя нумары, то можна адсачыць рост документопотока. Гэтая інфармацыя можа стаць прычынай законных патрабаванняў сакратара павысіць яму заработную плату (як варыянт - павялічыць колькасць супрацоўнікаў сакратарыята).