ФінансыБухгалтарскі ўлік

Электронны дакументаабарот паміж арганізацыямі: як гэта працуе?

Электронны дакументаабарот (Эда) - гэта хуткі спосаб абмену інфармацыяй, заснаваны на выкарыстанні электронных дакументаў з віртуальнымі подпісамі. Ён ужо даўно заваяваў прызнанне ў развітых краінах свету, як эфектыўны інструмент аператыўнага вядзення бізнесу.

сутнасць

Электронны дакументаабарот паміж арганізацыямі - гэта сукупнасць працэсаў па стварэнні, апрацоўцы, адпраўлення, перадачы, атрыманню, захаванню, выкарыстанні і знішчэння дакументаў. Усе гэтыя працэсы выконваюцца пасля праверкі цэласнасці і пацвярджэння факта атрымання дакументаў.

Правілы ажыццяўлення дакументаабароту паміж юрыдычнымі асобамі ажыццяўляецца па дамоўленасці бакоў. Абмен інфармацыяй ажыццяўляецца пры дапамозе тэлекамунікацыйных сродкаў, а дакументы захоўваюцца на электронных носьбітах. Тэрмін захоўвання бухгалтарскай інфармацыі не павінен перавышаць той, які ўсталяваны на заканадаўчым узроўні.

Арганізацыі паміж сабой могуць абменьвацца фармальнымі і нефармальнымі дакументамі з подпісамі удзельнікаў. У сферы прадпрымальніцкай дзейнасці гэта могуць быць: накладныя, дамовы, рахункі фактуры, дагавора, пагаднення, загады, паведамлення, даверанасці і г.д. Інфармацыя можа перадавацца ў выглядзе тэкставых, таблічных і графічных файлаў.

Мэта ўкаранення Эдо

Перадумовай да ўкаранення Эдо могуць быць:

  • скарачэнне руціннай працы;
  • зніжэнне страты дакументаў;
  • «Празрыстая» праца з дакументамі;
  • павышэнне выканаўчай дысцыпліны - прадастаўленне дакументаў у названыя тэрміны і т. д.

Сярод колькасных мэтаў можна вылучыць такія:

  • Скарачэнне часу на апрацоўку дакумента ў 10 разоў.
  • Скарачэнне выдаткаў на канцылярыю ў два разы.

Электронны дакументаабарот паміж арганізацыямі: як гэта працуе

У адпаведнасці з айчынным заканадаўствам, электронны дакументаабарот паміж арганізацыямі вядзецца са згоды двух бакоў. Для абмену дадзенымі, неабходна, каб усе ўдзельнікі былі падлучаныя да абсталявання аднаго аператара. Далей карыстачу трэба адправіць запыт на даданне ў спіс контрагентаў. Пасля пацверджання запыту ўдзельнікі сістэмы могуць абменьвацца дадзенымі.

Модуль Эдо павінен будзе выконваць такія функцыі:

  • Запрашаць контрагентаў да абмену дадзенымі.
  • Фарміраваць адрасную кнігу.
  • Інтэгравацца з бухгалтарскім ПА, напрыклад, 1С.
  • Падпісваць і шыфраваць дакументацыю.
  • Структураваць допіс.
  • Адсочваць статусы лістоў.

Электронны дакументаабарот паміж арганізацыямі ажыццяўляецца з дапамогай сертыфікатаў. Падключэнне да сервера і аўтэнтыфікацыя ажыццяўляецца праз персанальны лічбавы сертыфікат. ЭЛП выдаецца кожнаму карыстальніку сістэмы, захоўваецца на электронным носьбіце Token і абаронены ПІН кодам. Карыстальнік павінен ўвесці свой лагін, пароль да персанальнага кабінеце. Толькі пасля гэтага ён атрымае доступ да сваіх дакументах.

Ініцыяваць працэс абмену можа любы супрацоўнік арганізацыі, падлучаны да сістэмы. Перш чым адправіць дакумент контрагенту, яго неабходна падпісаць у ЭЛП. Гэтая аперацыя выконваецца пры дапамозе праграмы "Криптопро". Дакумент адпраўляецца праз Эдо. Супрацоўнік контрагента атрымлівае апавяшчэнне аб паступленні новага дакумента. Калі ён прымае яго, то ён таксама ставіць ЭЛП. Калі неабходна ўнесці папраўкі ў дакумент, то ствараецца яго новая электронная версія. Па завяршэнні рэдагавання трэба захаваць ўсе змены пры дапамозе ЭЛП. Затым дакумент з змены адпраўляецца контрагенту. У выпадку неабходнасці ажыццяўляецца электроннае ўзгадненне інфармацыі.

Калі неабходна ў чарговы раз ўнесці праўкі, то ўся працэдура паўтараецца наноў. Калі прэтэнзій да новай версіі няма, то дакумент паважаецца. Выніковым лічыцца ўзор, падпісаны двума ЭЛП. Сёе версіі дакумента захоўваюцца на серверы і даступныя для прагляду. Як толькі ўзоры будзе прысвоены статус дзеючы, унесці папраўкі ў дакумент не атрымаецца. Засмучаным дагаворах прысвойваецца статус «ануляваць». Вось як ажыццяўляецца электронны дакументаабарот паміж арганізацыямі.

абсталяванне

Што трэба для электроннага дакументаабароту паміж арганізацыямі? Па-першае, неабходна выбраць аператара сувязі і ўсталяваць адмысловае ПА для абмену інфармацыяй. Па-другое, з кожным контрагентам, з якім арганізацыя мае намер весці электронную перапіску, трэба заключыць "Пагадненне аб абмене электроннымі дакументамі".

Таксама неабходна ўсталяваць сервер Эдо, на якім будуць захоўвацца ўсе дакументы. Гэта можа быць як абсталяванне кліента, так і "хмарнае" сховішча. Доступ да дадзеных сістэмы звонку ажыццяўляецца праз прыкладанне, якое ўсталёўваецца на абсталяванне супрацоўнікаў арганізацыі. Узаемадзеянне кампутараў з серверам ажыццяўляецца па пратаколе HTTP з дадатковым шыфраваннем SSL 128. Доступ да дакументаў ажыццяўляецца толькі праз інтэрфейс прыкладання і пасля праходжання аўтэнтыфікацыі.

праект Эдо

Праект аўтаматызацыі працэсаў можа доўжыцца ад некалькіх месяцаў да некалькіх гадоў. Тэрмін напрамую залежыць ад колькасці працэсаў, якія трэба аўтаматызаваць, рэсурсных і фінансавых магчымасцяў арганізацыі. Кароткае схема ўкаранення Эдо выглядае наступным чынам:

  • Стварэнне рабочай групы.
  • Фарміраванне мэтаў, тэрмінаў і бюджэт праекта.
  • Даследаванне існуючых працэсаў.
  • Распрацаваць задання.
  • Выроб сістэмы Эдо.
  • Падпісанне дагавора на ўкараненне СЭД.
  • Зацвярджэнне рэгламенту працы.
  • Напаўненне даведнікаў сістэмы.
  • Навучанне персаналу.
  • Правядзенне папярэдніх выпрабаванняў.
  • Выданне загаду аб укараненні СЭД.
  • Дапрацоўка ПА і рэгламенту працы.
  • Запуск пілотнага праекта.
  • Поўнамаштабны пераход да Эдо.

Памылкі ўкаранення Эдо

У працэсе аўтаматызацыі дакументаў трэба надаць асаблівую ўвагу працэсам, у якіх па законе патрабуецца наяўнасць папяровага носьбіта. Дубляваць папяровы дакумент электронным нельга. Гэта значна запавольвае працэс працы і выклікае негатыўнае стаўленне да працэсу аўтаматызацыі ў цэлым. За выкананне двайны працы ніхто не даплачвае.

У працэсе ўкаранення трэба распрацаваць новы рэгламент працы з дакументамі, навучыць персанал і толькі пасля гэтага займацца паўнавартасным укараненнем. Дамагчыся гэтага можна толькі калі данесці да супрацоўнікаў перавагі выкарыстання новых тэхналогій.

Яшчэ адна папулярная памылка - слабая прапрацоўка патрабаванняў да СЭД. Калі карыстачам прыходзіцца працаваць у ненастроены сістэме, то працэс Эдо адрозніваецца ад таго, што прыняты ў арганізацыі.

Электронны дакументаабарот паміж арганізацыямі: плюсы і мінусы

перавагі:

  • Скарачэнне выдаткаў на перасылку арыгіналаў дакументаў па пошце.
  • Эканомія месца для захоўвання дакументацыі. Яна ўся захоўваецца ў электронным выглядзе.
  • Прастата выкарыстання. Адпраўка дакумента ажыццяўляецца з аднаго працоўнага месца. Хуткі пошук дакумента ажыццяўляецца па статусу (адпраўлены, атрыманы, прыняты і т. Д.).
  • Імгненная дастаўка. Уся адпраўленая інфармацыя трапляе да адрасата на працягу некалькіх секунд.
  • Дакумент не можа быць згублены да заканчэння тэрміну яго захоўвання ў сістэме.

недахопы:

  • Для выкарыстання абсталявання неабходна набыць ліцэнзію, якая каштуе немалых грошай.
  • Абменьвацца дадзенымі часцей за ўсё можна толькі паміж удзельнікамі адной сістэмы.
  • Электронны дакументаабарот паміж арганізацыямі ў 1С або пры дапамозе любога іншага ПА адрозніваецца ад прымяняецца раней схемы. З укараненнем новага алгарытму ва ўсіх супрацоўнікаў узнікнуць пытанні па вядзенні працы.
  • Тэхнічная аснашчанасць. Перад укараненнем Эдо арганізацыі неабходна закупіць тэхніку і падрыхтаваць супрацоўнікаў да кіравання новай сістэмай.
  • Эдо ажыццяўляецца пры дапамозе ЭЛП, тэрмін дзеяння якой складае 1 год. Неабходна адсочваць і своечасова абнаўляць сертыфікаты. Таксама неабходна кантраляваць тэрміны дзеяння сертыфікатаў контрагентаў, каб пазбегнуць праблем з падатковай.

прававое рэгуляванне

Якімі нарматыўнымі актамі рэгулюецца электронны дакументаабарот паміж арганізацыямі? Заканадаўства РФ ўключае ФЗ №63 «Аб электронным подпісы», правілы прадастаўлення дакументаў у ФНС прапісаны ў загадзе Мінфіна № ММВ-7-2 / 168. Эдо паміж органиазциями ажыццяўляецца на падставе загаду Мінфіна № 50н. Правілы абмену першаснымі бухгалтарскімі дакументамі ў электроннай форме прапісаны ў загадзе ФНС № ММВ-7-6 / 36 @. Усе аператары Эдо ў працэсе дзейнасці павінны кіравацца загадам ФНС № ММВ-7-6 / 253 @.

«СБИС»

Электронны дакументаабарот паміж арганізацыямі «СБИС» дае кліентам такія перавагі:

  • Адпраўляць дакументы можна любой арганізацыі, якая зарэгістравана на тэрыторыі РФ. Калі контрагент не з'яўляецца ўдзельнікам сістэмы «СБИС», то супрацоўнік кампаніі проста звяжацца з прадстаўніком арганізацыі і вышле на яго e-mail запрашэння для ўдзелу ў сістэме. Адразу пасля пацверджання запыту абмен інфармацыяй паміж удзельнікамі будзе ажыццяўляцца без пасрэднікаў.
  • Ўсталёўваць ПА на кампутар не трэба. Дастаткова мець актуальную версію браўзэра і доступ у інтэрнэт.
  • Для працы з дадзенымі не патрэбна спецыяльная праграма. Калі справаздачу першапачаткова рыхтуецца ў пабочным ПА, напрыклад, 1С, то можна наладзіць інтэграцыю дадзеных з сістэмай «СБИС».
  • Тыпавая форма дакумента не ўстаноўлена. Можна адпраўляць тэкставыя, таблічныя файлы, малюнкі і т. Д.

СКБ «Контур»

Адзін з першых распрацоўшчыкаў ПА у Расеі таксама займаецца пастаўкай абсталявання, з дапамогай якога ажыццяўляецца электронны дакументаабарот паміж арганізацыямі. «Контур» распрацавала сістэму Диадок, з дапамогай якой ажыццяўляецца абмен электроннымі дакументамі. Асаблівасцю сістэмы з'яўляецца тое, што доступ да дадзеных можна атрымаць, знаходзячыся замежжам. Спецыяльна для гэтай мэты кампанія распрацавала тарыфы ў роўмінгу. Пры жаданні мона атрымаць доступ да дадзеных праз API.

Што трэба?

Каб падключыць Эдо, арганізацыі неабходна купіць:

  • ліцэнзійнае ПА;
  • сервер;
  • правесці абнаўленне абсталявання;
  • навучыць персанал;
  • наладзіць і інтэграваць СЭД для працы з ўнутранымі праграмамі.

Такія інвестыцыі неабходна ажыццявіць, каб падключыць электронны дакументаабарот паміж арганізацыяй? Ўключэнне ў выдаткі кансультацыі тэхпадтрымкі, абнаўлення СЭД і ПА - другі этап інвестыцый. Гэтыя выдаткі давядзецца аплачваць штомесяц.

выснову

На змену папяроваму дакументазвароце прыходзіць электронны. Ён не толькі скарачае выдаткі арганізацыі на вядзенне працэсаў, але і павышае эфектыўнасць бізнесу ў цэлым. Каб Эдо паспяхова функцыянавала, трэба дакладна сфармуляваць мэты ўкаранення сістэмы і правільна наладзіць абсталяванне.

Similar articles

 

 

 

 

Trending Now

 

 

 

 

Newest

Copyright © 2018 be.birmiss.com. Theme powered by WordPress.