Што такое электроннае справаводства

Тое, што яшчэ 10 гадоў таму здавалася выключэннем з правілаў, сёння становіцца нормай. Гэта тычыцца вельмі многіх абласцей чалавечага жыцця, асабліва - дзелавой сферы.

Бо якімі б тэмпамі ні крочыў прагрэс, дакументы былі і застаюцца вельмі важнай, мабыць, нават, самай важнай часткай гаспадарчай і камерцыйнай дзейнасці, як буйнога прадпрыемства, так і прыватнага прадпрымальніка, які не мае нават наёмных работнікаў. Электроннае справаводства - тэрмін, які ўсё часцей ужываецца ва ўсіх галінах дзейнасці і ўжо нікога не здзіўляе.

Чаму? Таму што дакументы літаральна пакрокава фіксуюць увесь працэс дзейнасці, увесь аб'ём інфармацыі, неабходны для дзейснай працы.

Праца з дакументамі, асабліва з іх вялікімі аб'ёмамі, ужо даўно стала своеасаблівым каменем перапоны і падставай для жартаў, як вясёлых, так і не вельмі.

Страты дакументаў, замінкі і памылкі ў іх афармленні сталі своеасаблівымі сумнымі традыцыямі. Каб максімальна пазбегнуць вышэйпералічаных праблем і паскорыць працэс документообразования, асноўная маса буйных і сярэдніх прадпрыемстваў у апошні час актыўна пераходзіць да электроннага дакументазвароту і электронным справаводству ў цэлым.

Гэтыя два паняцці, хоць і выцякаюць адзін з іншага, але ўсё ж, не з'яўляюцца адным і тым жа. Справаводства - гэта працэс непасрэднага стварэння дакумента і арганізацыя працы з ім: далейшы пошук, захоўванне i кантроль перамяшчэння.

А менавіта працэс перамяшчэння і ёсць тое, што прынята назваць дакументазваротам: ад моманту стварэння або атрымання дакумента да заканчэння працы з ім.

Гэтую самую працу як бы кантралюе той працэс, які называецца справаводствам.

Афіцыйна такая тэрміналогія гучыць крыху палохала, а на буйных прадпрыемствах багацце папяровай дакументацыі менавіта так і выглядае, падцягваючы за сабой мноства праблем, як буйных, так і дробных. І менавіта гэта прымушае нават самых кансерватыўна настроеных кіраўнікоў перакладаць сваё справаводства на электронныя рэйкі, якія ахопліваюць увесь працэс «ад і да».

Але, аказалася, зрабіць гэта ў краінах постсавецкай прасторы не так-то проста! Доўгі час электроннае справаводства з аднаго боку - віталася, з другога - не мела дастатковай юрыдычнай сілы. Сітуацыю значна палегчыла ўвядзенне электроннай подпісы, якая стала як бы гарантам сапраўднасці і правільнасці афармлення дакумента.

Тэхнічных цяжкасцяў ўсё роўна досыць шмат. Пачынаючы ад недапрацовак праграмнага забеспячэння і заканчваючы ўнутранай палітыкай розных (асабліва прыватных) прадпрыемстваў. Бо для правільнага абмену дакументамі ў электроннай форме, у такім ключы павінны працаваць абодва контрагента, што на практыцы адбываецца далёка не заўсёды.

З-за гэтага, і яшчэ з-за кансерватыўнага жадання «падстрахавацца» часцяком электронныя дакументы абсоўваюцца на паліцах у выглядзе сваіх папяровых копій. Але ўсё роўна, іх становіцца прыкметна менш. А гэта, разам з аўтаматызацыяй стварэння дакумента і палёгкай кантролю яго перамяшчэння, робіць ўвесь працэс справаводства прыкметна больш хуткім, а значыць - эфектыўным. Да таго ж, істотна эканоміць месца ў памяшканні.