Кожны сучасны чалавек імкнецца быць паспяховым. Менавіта з гэтай прычыны гэтак папулярны тайм-мэнэджмент. Гэта методыка, навучалая эфектыўнаму планаванні. Сёння яе выкарыстоўваюць не толькі палітыкі і бізнесмены, але і простыя хатнія гаспадыні. Але не варта лічыць тайм-менеджмент вынаходствам апошняга дзесяцігоддзя. Яшчэ паўстагоддзя таму многія занятыя людзі задумваліся аб павышэнні уласнай прадукцыйнасці. Яркі таму прыклад - названая ў гонар свайго стваральніка матрыца Эйзенхаўэра. Як інструмент расстаноўкі прыярытэтаў яе выкарыстаў трыццаць чацвёрты прэзідэнт ЗША, Дуайт Дэвід Эйзенхаўэр.
Д. Эйзенхаўэр - геній эфектыўнасці
Дуайт Дэвід Эйзенхаўэр займаў пасаду прэзідэнта ЗША з 1953 па 1961 год. Гэты выбітны чалавек вядомы і дзякуючы сваёй ваеннай кар'еры. Эйзенхаўэр прымаў удзел у Першай і Другой сусветных войнах, атрымаў званне генерала арміі. Вядомы 34-ы прэзідэнт ЗША і як адзін з заснавальнікаў НАТА. Сучаснікі адзначалі, што Дуайт быў рознабакова развітым чалавекам з жывым розумам, адрозніваўся дысцыплінаванасцю і арганізаванасцю. Сваім нашчадкам выбітны дзеяч пакінуў такое эфектыўны сродак планавання, як матрыца Эйзенхаўэра. Як інструмент расстаноўкі прыярытэтаў і арганізацыі ўласнай дзейнасці выкарыстоўваць яе можа кожны.
Агульнае апісанне матрыцы Эйзенхауэра
Дуайт Эйзенхаўэр прыдумаў вельмі простую і пры гэтым неверагодна зручную сістэму планавання. Для выгоды і нагляднасці сваю матрыцу ён адлюстраваў у выглядзе квадрата. Усе запланаваныя справы Эйзенхаўэр прапануе дзяліць на чатыры катэгорыі. У першую варта вызначыць усе самае важнае, якое патрабуе неадкладнага рашэння. У другую - справы і абавязкі, якія важныя, але могуць пачакаць. Трэцяя катэгорыя - усё тэрміновае, але не важнае. У апошнюю групу запісваюцца няважныя і несрочные планы. Матрыца Эйзенхаўэра як інструмент расстаноўкі прыярытэтаў ідэальна падыходзіць для кароткачасовага планавання. З яго дапамогай можна планаваць справы на 1-2 дня. Як жа пабудаваць уласную матрыцу Эйзенхауэра? Вам спатрэбіцца толькі ліст паперы і ручка. Намалюйце квадрат і падзеліце яго на чатыры роўныя часткі. Зараз пагаворым аб тым, якія справы куды неабходна запісаць.
Першы квадрат: самыя важныя і тэрміновыя справы
У першым сегменце квадрата матрыцы Эйзенхауэра варта запісаць самыя важныя справы, зрабіць якія неабходна неадкладна. Пры правільным і пастаянным выкарыстанні дадзенай сістэмы планавання гэты спіс заўсёды павінен быць пустым. Сутнасць матрыцы зводзіцца да таго, каб паспяваць рабіць важныя справы ў пакладзеныя тэрміны і не дапускаць аўралаў. Зразумела, калі вы толькі пачынаеце выкарыстоўваць дадзеную сістэму планавання, 1-2 пазіцыі ў дадзенай катэгорыі могуць быць.
Якія ж важныя задачы могуць быць вартыя размяшчэння ў блоку «Што зрабіць неабходна неадкладна"? Студэнт у дадзенай катэгорыі можа размясціць здачу іспыту, кіраўнік кампаніі - сустрэчу з партнёрамі па бізнесе, хатняя гаспадыня - выклік аварыйнай службы пры праблемах з вадаправодам. Графік ацэнкі прыярытэтнасці спраў павінен ахопліваць ўсе сферы вашай жыцця. Сямейныя планы і справы, наведванне лекараў і стылістаў, паходы па крамах - усё гэта варта ўпісваць у матрыцу Эйзенхаўэра. Да прыкладу, калі ў вас моцна захварэў зуб, візіт да дантыста можа быць унесены ў першы квадрат дзённага плана (як важная справа, якое нельга адкласці).
Другі квадрат: значныя задачы, якія не патрабуюць маментальнага выканання
Адна з найбольш значных зон матрыцы Эйзенхауэра - гэта яе другі квадрат, у які неабходна запісаць важныя справы, якія не маюць сціснутых тэрмінаў. Пры эфектыўным выкарыстанні сістэмы планавання тут заўсёды павінны быць нейкія задачы. Важна своечасова спраўджвацца са сваім асабістым планам у дадзенай катэгорыі і прытрымлівацца яму. Запішыце ў дадзены квадрат праекты, над якімі цяпер працуеце. Сюды ж можна ўнесці запланаваныя званкі і сустрэчы, напісанне дыпломнай працы. У другім квадраце павінны быць пералічаныя ўсе задачы, выканаць якія неабходна па меры магчымасці. Сістэма планавання прадугледжвае, што менавіта справы з дадзенай катэгорыі будуць разбірацца перш за ўсё. Толькі ў гэтым выпадку атрымаецца пазбегнуць форс-мажораў і аўралаў, і першы квадрат матрыцы, адпаведна, будзе заставацца пустым.
Трэці квадрат: тэрміновыя, але няважныя справы
Трэцяя зона матрыцы Эйзенхауэра прызначана для запісу спраў, якія маюць нязначны прыярытэт важнасці, але пры гэтым якія патрабуюць тэрміновага вырашэння. Гэта ўсё тое, што зніжае вашу прадуктыўнасць і перашкаджае выкананню асноўнай працы. Зламаўся кампутар падчас складання справаздачы? Дадзеная задача павінна быць ўпісана ў трэці квадрат, вырашыць яе неабходна максімальна хутка. Сюды ж можна ўнесці прагляд карэспандэнцыі, выкананне штодзённай руціннай працы, не патрабавальнай прыняцця сур'ёзных рашэнняў. Не забывайце аб тым, што матрыца Эйзенхауэра - як інструмент расстаноўкі прыярытэтаў - павінна дапамагаць вам трымаць пад кантролем ўсе вашы справы. Не выпускайце дробязяў, і вы даможацеся поспеху.
Чацвёрты квадрат: справы несрочные і няважныя
Апошні, чацвёрты квадрат матрыцы прызначаны для запісу задач і варыянтаў баўлення часу, якія з'яўляюцца няважнымі і несрочными. Сам Д. Эйзенхаўэр называў дадзеную катэгорыю «спісам пажыральнікаў часу». У чацвёрты квадрат пішам усё тое, што не аказвае станоўчага ўплыву на асноўны від дзейнасці, але пры гэтым станоўча адбіваецца на псіхаэмацыйнай стане чалавека. Гэта асабістыя размовы па тэлефоне, прагляд забаўляльных перадач, зносіны ў сацыяльных сетках.
Што зрабіць з чацвёртага квадрата можна без шкоды уласнай прадуктыўнасці? Матрыца Эйзенхаўэра будзе працаваць, калі вы зможаце засяроджвацца і не рабіць перапынкаў падчас выканання нейкай пэўнай задачы. У «пажыральнік часу» няма нічога дрэннага, калі яны дапамагаюць вам расслабіцца і адпачыць. Да прыкладу, можна паспрабаваць падзяліць свой працоўны дзень на блокі і чаргаваць актыўную дзейнасць з непрацяглымі перапынкамі на адпачынак.
Прыклад запаўнення матрыцы Эйзенхауэра
Як хутка асвоіць навык эфектыўнага планавання з матрыцай Эйзенхауэра? Пачніце са складання дзённага планинга. У сваім штодзённіку намалюйце квадрат матрыцы, падзеліце яго на 4 роўныя часткі і пронумеруйте іх. Зараз застаецца толькі правільна вызначыць прыярытэт уласных спраў і задач. Менавіта для гэтага і прыдуманая матрыца Эйзенхаўэра. Прыклад яе запаўнення вы можаце бачыць у нашай артыкуле. Калі запланаваны насычаны дзень і спраў вельмі шмат, можна для пачатку выпісаць іх у чарнавіку агульным спісам.
А як жа ставіць для сябе доўгатэрміновыя мэты? Матрыца Эйзенхаўэра прыдуманая для кароткачасовага планавання. Пры працы з доўгатэрміновымі мэтамі мае сэнс выкарыстоўваць асобны спіс. Далей разбіце складаную задачу на некалькі падпунктаў, і некаторыя з іх занясіце ў дзённай планинг.