Дакументаванне кіраўніцкай дзейнасці і яго асноўныя паняцці

Пад дакументавання разумеецца запіс інфармацыі паводле рэгламентаваным правілах, то ёсць працэдура афармлення дакументаў у адмысловым парадку. Так як працэс запісу дадзеных можа ажыццяўляцца рознымі сродкамі, то і дакументы ў практыцы кіраўніцкай дзейнасці сустракаюцца самыя розныя - рукапісныя, графічныя, друкарскія, фота- і відэаматэрыялы.

Дакументаванне кіраўніцкай дзейнасці - рэгламентаваная працэдура, што дае яму гарантыю юрыдычнай сілы - якасць, якое знаходзіцца ў ведамасці дзеючага заканадаўства.

На сённяшні дзень выкарыстоўваюцца розныя сродкі дакументавання: ад простых (такіх, як алоўкі і звычайныя шарыкавыя ручкі) да больш складаных электрамеханічных (сюды адносяцца магнітафон, відэакамера, фоноаппарат і да т.п.) і аўтаматызаваных, камп'ютэрных. Ад ужывальных сродкаў залежаць і спосабы дакументавання. Яно можа быць тэкставым, электронным, кіна- і фатаграфічным.

Кіраўнічая дзейнасць выкарыстоўвае, як правіла, тэкставыя дакументы, напісаныя ад рукі ці створаныя на кампутары. Таму яны атрымалі назоў кіраўніцкай дакументацыі.

Дакументаванне - гэта заўсёды фіксацыя на канкрэтным носьбіце якой-небудзь інфармацыі, з асаблівымі рэквізітамі, па якіх затым ажыццяўляецца яе ідэнтыфікацыя. Дакументаванне кіраўніцкай дзейнасці стварае сродкі і падставы для рэгуляцыі дзейнасці як асобнага службовай асобы, так і фінансавых ці арганізацыйных дзеянняў цэлага прадпрыемства.

Дакументацыя можа адрознівацца па сваіх функцыях, прызначэнню, зместу, ступені засакрэчанасці і даступнасці інфармацыі. Фактары адрасавання дазваляюць класіфікаваць яе на межорганизационную і знешнюю. Першую, якая не выходзіць за рамкі аднаго установы ці арганізацыі, і вядзецца паміж яе ўдзельнікамі, называюць службовай. Другая - знешняя дакументацыя - ажыццяўляецца паміж арганізацыямі рознага тыпу, асобнымі службовымі асобамі, якiя не знаходзяцца ў непасрэдным падначаленні ў адносінах адзін да аднаго.

Тэхнічнае дакументаванне ажыццяўляецца з захаваннем устаноўленых нормаў, якія для любога тыпу дакументаў свае. Для любой кіраўніцкай дзейнасці гэта асабліва важна, бо так дакументаванне набывае юрыдычную сілу, якая служыць самым верным доказам сапраўднасці складзенай у ім інфармацыі.

Дакументаванне кіраўніцкай дзейнасці накладвае пэўныя абавязкі на службовых асоб або кіраўнічыя органы, яго ажыццяўляюць. Так, падчас стварэння любых афіцыйных дакументаў павінны выконвацца дзеючыя заканадаўчыя нормы, правілы афармлення, якія з'яўляюцца агульнадзяржаўнымі. Акрамя таго, кожны дакумент абавязкова павінен суправаджацца рэквізітамі арганізацыі, юрыдычна значнымі: яе найменнем і расшыфроўкай, подпісамі і пячаткамі кіраўніцтва або пэўнага аддзела прадпрыемства, датай складання і нумарам у рэгістрацыйнай кнізе, грыфамі зацвярджэння і да т.п. Нарэшце, дакументаванне кіраўніцкай дзейнасці павінна выпускаць дакументы строга ў межах уласнай кампетэнцыі.

Дакументы адрозніваюцца і па ступені сапраўднасці. Чарнавікі або копіі з асноўнай дакументацыі ўтрымліваюць толькі пэўны тэкст, і не ўтрымліваюць у сабе такі юрыдычнай сілы, як арыгіналы. Сапраўдным жа лічыцца той дакумент, які змяшчае звесткі і вышэйпералічаныя рэквізіты, якія пацвярджаюць яго сілу і дакладнасць.