Як напісаць тлумачальную?

Ўнутраны дакументаабарот арганізацыі - складаная сістэма ўзаемаадносінаў паміж рознымі аддзеламі, кіраўнікамі розных узроўняў, падначаленымі, выканаўцамі заданняў. Нягледзячы на тое, што большасць арганізацый імкнецца перавесці гэтую працу ў электронны выгляд, пэўныя дакументы традыцыйна запаўняюцца ад рукі. Жорстка гэтая норма ў заканадаўстве нашай краіны не замацавана, аднак факт застаецца фактам, і частка папер афармляюць рукапісным спосабам.

Падобная мера больш накіравана на тое, каб пры ўзнікненні спрэчак у працадаўцы ці работніка не было магчымасці падмяніць зыходны дакумент. Падобная «страхоўка» нярэдка сябе апраўдвае. Як правіла, працадаўца аддае перавагу ў «аўтарскім» выкананні заявы аб прыёме на працу, прадастаўленні водпуску або звальненні. Аднак іх, як і ўсе іншыя дакументы, не забаронена выконваць у электронным выглядзе, пацвярджаючы дакладнасць выкладзенага подпісам аўтара або адказных асоб.

Тлумачальны дакумент. Калі і як складаць

З'яўляючыся часткай службовай перапіскі, тлумачальная запіска з'яўляецца дакументам, якія носяць даведачна-інфармацыйны характар. Як правіла, гэты дакумент афармляецца ў выпадках парушэння працоўнай дысцыпліны або ўзнікненні нестандартных сітуацый на вытворчасці або ў працэсе выканання даручэнняў. Звычайна перад тым, як напісаць тлумачальную запіску, работнік можа паспрабаваць даць тлумачэнні ў вусным выглядзе. Калі адміністрацыю задаволіць падобная форма, то складанне паперы не спатрэбіцца.

Найбольш часта тлумачэнне патрабуецца ў наступных сітуацыях:

• няяўка або спазненне на працоўнае месца;
• несвоечасовае выкананне задання;
• невыкананне пастаўленага плана;
• ўзнікненне нястачы або лішку грашовых сродкаў або ТМЦ;
• ўнясенне тлумачэнняў у становішча або раздзелы іншага дакумента.

Афармленне тлумачальнай запіскі

Перад тым як напісаць тлумачальную, неабходна разумець, якія дадзеныя яна павінна ўтрымліваць і адлюстроўваць. На прадпрыемстве, якое старанна падыходзіць да правільнасці вядзення дакументазвароту, а таксама ў дзяржаўных установах, да тлумачальнай запісцы прад'яўляюцца цалкам канкрэтныя патрабаванні па афармленні і змесце неабходных рэквізітаў.

Гэты інфармацыйна-даведачны дакумент традыцыйна ўключае ў сябе:

• найменне арганізацыі і службовай асобы, якому дакумент адрасаваны;
• пасаду і дадзеныя аўтара тлумачэння;
• дата дакумента;
• уласна назву віду дакумента;
• загаловак да тэксту;
• тэкст - тлумачэнне. Звычайна ён складаецца з двух частак: выкладу сітуацыі і тлумачэння прычын;
• дадзеныя укладальніка і яго асабістая подпіс.

Падымаючы тэму аб тым, як напісаць тлумачальную, нельга не згадаць і пра тое, якім чынам інфармацыя павінна быць выкладзена. Нярэдка выканаўцы забываюць пра тое, што пішуць не сачыненне на тэму: "Хто вінаваты і што рабіць», а запаўняюць афіцыйны дакумент. З прычыны гэтага неабходна выключыць любую эмацыйнасць ў выкладзе. Тэкст павінен быць максімальна «адхіленым» і ўтрымліваць толькі канкрэтныя факты і інфармацыю. Як правільна напісаць тлумачальную, калі са сувязным выкладаннем ёсць пэўныя праблемы? Можна папрасіць дапамогі ў кадравага работніка або скарыстацца тэкставым рэдактарам на кампутары, які выдзеліць асноўныя памылкі.

Асобна хочацца заўважыць, што патрабаванне кіраўніцтва прадставіць гэты дакумент, работнік можа адхіліць, паколькі ні ў адным заканадаўчым акце не прапісана, што дадзеная працэдура з'яўляецца абавязковай. Аднак у выпадку адмовы адміністрацыя можа прымяніць да жаўнеру адміністрацыйныя санкцыі, папярэдне склаўшы афіцыйны акт.

Традыцыйна гэты дакумент пішацца на звычайным бланку або чыстым аркушы паперы стандартнага памеру. Як напісаць тлумачальную, каб пазбегнуць няслушнага або дваякага тлумачэння усяго выкладзенага? Тут адказ відавочны. Калі ваш почырк далёкі ад каліграфічным, то лепш скарыстацца кампутарам або друкаванай машынкай.