Як аформіць інфармацыйны ліст

Кожная арганізацыя павінна надаваць асаблівую ўвагу афіцыйнай перапісцы. Бо яна з'яўляецца часткай іміджу і падтрымлівае дзелавую рэпутацыю. Інфармацыйны ліст - прыклад аднаго з відаў такой перапіскі, і ніжэй гаворка пойдзе менавіта пра правілы яго афармлення.

Як правіла, такія лісты носяць афіцыйны характар, складаюцца па тыпавому шаблоне і маюць абагульненага адрасата (рассыланне ажыццяўляецца па спісе). Дарэчы, адразу варта абмовіцца, што выкарыстанне займеннікі "Вы", напісанага з вялікай літары, дапушчальна пры канкрэтным звароце толькі да аднаго чалавека. Ва ўсіх астатніх выпадках варта выкарыстоўваць маленькую літару: ваша, вам.

Прызначаецца інфармацыйны ліст дзеючым ці патэнцыйным партнёрам арганізацыі. Звесткі, якія варта паведаміць адрасату, павінны быць максімальна інфарматыўнымі. Не выключана, што такі дакумент можа ўтрымліваць розныя дадатку да паведамляем інфармацыі. Ліст павінна складацца ў адпаведнасці з агульнапрынятымі правіламі справаводства.

Злева, у верхнім куце лісты, абавязкова павінны быць указаны рэквізіты і кантактная інфармацыя арганізацыі, якая з'яўляецца аўтарам. У выпадку наяўнасці ў арганізацыі вуглавога штампа, варта яго праставіць, так як ён з'яўляецца носьбітам неабходнай інфармацыі. Калі інфармацыйны ліст ініцыявана вамі, пакажыце дату і выходны нумар. У адказах на запыт неабходна ўказваць дату і нумар ўваходнага дакумента. Верхні ж правы кут прызначаецца для абазначэння адрасата. Прычым, нядрэнна б было даведацца персанальныя дадзеныя кіраўніка арганізацыі - атрымальніка ліста, і пералічыць яго пасада, назва кампаніі і поўны адрас месцазнаходжання.

Зараз трохі аб самім тэксце. Прадумайце і пакажыце тэму паведамленні. Да прыкладу, аб правядзенні выставы ці аб разглядзе прапаноў. Пачніце уступную частку са слоў: «Паведамляем вам ...», «Даводзім да вашага ведама ...» і таму падобнае. Ўступленне напрамую залежыць ад выгляду інфармацыйнага ліста і яго мэтаў. Далей, як мага больш падрабязна паспрабуйце данесці асноўную думку паслання. Пры неабходнасці дадайце прыкладання і не забывайце пералічыць іх назвы ў канцы ліста, а таксама ўпішыце колькасць прыкладаемых лістоў. Завяршаць інфармацыйны ліст варта запэўненнямі ў павазе, а таксама указаннем пасады і асабістых дадзеных аўтара-складальніка. Абавязковая подпіс і кантактны тэлефон выканаўцы.

Існуе некалькі разнавіднасцяў інфармацыйных пасланняў, кароткае апісанне якіх даецца ніжэй.

Рэкламна-інфармацыйны ліст (камерцыйнае, прэзентацыйнае) завастрае ўвагу публікі на таварах, падзеях, паслугах. Яно не прадугледжвае прамога звароту да канкрэтнага адрасата, таму рыхтаваць адказ на яго не патрабуецца. Мэта такога паслання - паказаць якія-небудзь перавагі ці заахвоціць да дзеяння.

Ліст-паведамленне адлюстроўвае падзеі, узаемна цікавыя для абодвух бакоў, у адрозненне ад ліста-паведамлення, каштоўнага толькі для атрымальніка.

Асноўнай мэтай лісты-паведамленні з'яўляецца інфармаванне адрасата аб правядзенні публічнага мерапрыемства, напрыклад, выставы, нарады, канферэнцыі. Такое інфармацыйны ліст мае абавязковы атрыбут - канкрэтныя дэталі аб умовах, месца і час правядзення.

Прыклад інфармацыйнага ліста:

Навучальны бізнес-цэнтр «Стэла» паведамляе аб правядзенні навучальнага семінара па тэме «Падаткаабкладанне індывідуальных прадпрымальнікаў», і прапануе Вам прыняць у ім удзел. Праграма навучальнага семінара прыкладаецца. Правядзенне семінара прызначана ў вялікай актавай зале адміністрацыйнага будынка ЗАТ «Агрэгат» на 12 студзеня 2013 года. Рэгістрацыя ўдзельнікаў будзе праводзіцца з 9-00, пачатак правядзення семінара ў 10-30. Адрас: г.Можайск, вул.Леніна, 54. У выпадку Вашага згоды пераканаўча просім пацвердзіць удзел да 11 студзеня 2013 года. На ўсе пытанні, якія цікавяць пытанні Вам адкажуць у нашым офісе або па тэлефоне: 45-16-28.

Дадатак: на 3 л., У 1 экз.