Бізнес-працэс: аналіз бізнес-працэсаў. Апісанне, прымяненне, вынікі

Любому прадпрымальніку трэба хоць бы ўскосна ведаць, што такое бізнэс-працэс. Аналіз бізнес-працэсаў дапамагае знізіць выдаткі, павысіць рэнтабельнасць і ў канчатковым рахунку павялічыць прыбытак прадпрыемства. У эканамічнай літаратуры гэта паняцце ўпершыню сустракаецца ў працах даследчыкаў 80-х гадоў мінулага стагоддзя. Менавіта тады ў ЗША ўпершыню задумаліся пра тое, што эфектыўнасць усёй вытворчасці залежыць ад комплексу узаемазвязаных дзеянняў, названых бізнес-працэсам.

вызначэння

Бізнес-працэс - гэта комплекснае паняцце. Развіццё бізнесу вельмі залежыць ад узаемазвязаных аперацый, працэдур і дзеянняў. Нельга ўявіць сабе завод без пастаўкі сыравіны, яго апрацоўкі, работнікаў за станкамі і бухгалтараў. Прадпрыемства - гэта закрытая сістэма, якая функцыянуе, як цэласны арганізм. І каб усё пісьменна працавала без замінак і затрымак, патрэбны галоўны мозг - вопытны менеджэр, які правядзе аналіз і будзе сачыць за зладжанасцю дзеянняў ўсіх бізнес-працэсаў.

Калі глядзець з эканамічнага пункту гледжання, то ўзаемазвязанасць усіх магчымых мерапрыемстваў, падчас выканання якіх адбываецца перапрацоўка рэсурсаў знешняй асяроддзя ў канчатковы прадукт для спажыўца, называецца бізнес-працэс. Аналіз бізнес-працэсаў - гэта ацэнка выніковасці таго ці іншага дзеяння, аперацыі або падзеі, звязанага з вытворчасцю.

Для чаго яны патрэбныя

Апісаць бізнэс-працэсы даволі лёгка. Але самая вялікая праблема рэальнасці ў тым, што на любых прадпрыемствах у нашай краіне рэдка можна знайсці чалавека, сапраўды зацікаўленага ў павышэнні эфектыўнасці розных працэсаў вытворчасці. Малы і сярэдні бізнэс імкнецца выкарыстоўваць даўно састарэлыя метады змяншэння выдаткаў, у той час, як на захадзе даўно зразумелі, што поспех справы залежыць ад пісьменнага наёмнага мэнэджара, які зацікаўлены ў атрыманні максімальных вынікаў ад сваёй працы.

Стварэнне бізнес-працэсаў дае дакладнае разуменне: хто адказвае за які этап, якую пасаду займае, і што павінен рабіць. Такая структурызацыя робіць празрыстай схему арганізацыі вытворчасці і дае магчымасць прасцей кіраваць ім. Донеся дрэва мэтаў да супрацоўнікаў, можна павысіць іх матывацыю, дэманструючы, што іх праца накіравана на агульныя мэты. Акрамя таго, арганізацыя бізнесу такім чынам дапаможа выявіць лішнія выдаткі фінансавых і часовых рэсурсаў.

як ствараць

Незалежна ад таго, вялікі бізнэс або малы, падыход да стварэння дэталёвага плана адзін. Разгледзім канкрэтны прыклад. Маецца фірма, якая прадае канапы. Схема бізнес-працэсаў падобная на дрэва. На галоўных галінках размяшчаюцца асноўныя функцыі, якія разгаліноўваюцца на больш дробныя. Такім чынам, якія асноўныя этапы бізнес-працэсу ў рознічнага фірмы?

1. Закупка тавараў. Гэта першы і цэнтральны бізнес-працэс. Якія ў яго можна вылучыць подэтапы?

• Аналіз пастаўшчыкоў.
• Складанне дагавораў з заводамі-вытворцамі.
• Складанне дагавораў з транспартнымі кампаніямі.

2. Размяшчэнне канап. На гэтым этапе існуюць такія моманты:

• Выбар памяшкання.
• Будаўніцтва або арэнда памяшкання.
• Стварэнне ўмоў для продажаў.

3. Працэс продажаў.

• Падбор персаналу.
• Купля касавага апарата.
• Стварэнне атмасферы і дызайну для продажаў.

4. Маркетынг і рэклама.

• Размяшчэнне шыльды.
• Стварэнне візітовак, буклетаў, брашур, каталогаў і г.д.
• Размяшчэнне рэкламы.

Спіс можна складаць доўга. Важна разумець, як адбываецца стварэнне бізнес-працэсаў. А далей прывядзем некалькі залатых правілаў, каб арганізацыя бізнесу была паспяховай.

правіла №1

За кожны выдзелены бізнес-этап адказвае канкрэтны чалавек. Прыцягвайце да стварэння схемы і іх. Гэта дасць магчымасць больш дэталёва зразумець сам працэс, зацікавіць супрацоўнікаў і павысіць іх матывацыю, накіраваную на дасягненне агульных мэтаў. Асабліва гэта важна на ранніх стадыях станаўлення прадпрыемства. Пачатак бізнесу заўсёды звязана з вялізнымі цяжкасцямі, і своечасовая расстаноўка мэтаў па канкрэтных этапах дасць больш падрабязны план да дзеянняў.

правіла №2

Выкарыстоўвайце аўтаматызаваныя праграмы і Візуалізуе свае схемы. На сённяшні дзень існуе шмат гатовых праграм, якія дапамагаюць структураваць інфармацыю. Малы і сярэдні бізнэс паўсюдна карыстаюцца імі.

Калі вы працуеце ў групе, вазьміце дошку або лісткі паперы, каб усе запісваць і па ходзе думак маляваць дрэва вашых працэсаў. Пачніце з вялікіх аперацый, распісваючы іх на меншыя. Для вялікіх прадпрыемстваў стварэнне бізнес-працэсаў - гэта велізарная карпатлівая праца, якая патрабуе максімальнай канцэнтрацыі і зладжанасці дзеянняў усіх супрацоўнікаў.

правіла №3

Фармулюючы бізнес-працэсы, арыентуйцеся на стратэгію фірмы, а не на яе арганізацыйную структуру. Адна і тая ж функцыя можа выходзіць за межы устаноўленых аддзелаў. Напрыклад, пры пастаўцы тавару ад пастаўшчыка можна разглядаць мяжу бізнес-працэсу да моманту выхаду тавару за межы самога гандлёвага прадпрыемства, гэта значыць, калі ён расстаўленыя на паліцах і даступны спажыўцу. У гэтым працэсе ўдзельнічаюць адразу некалькі падраздзяленняў, якія ўваходзяць у арганізацыйную структуру.

правіла №4

Не варта занадта дэталізаваць план. Калі перагрузіць схему залішняй інфармацыяй, гэта прывядзе да агульнай блытаніны і вялікай нагрузцы на адказных супрацоўнікаў. Калі плануецца ўнесці змены ў нейкім канкрэтным сегменце, гэтую частку трэба дэталізаваць, а ўсе астатнія разгледзець толькі павярхоўна, не ўнікаючы ў падрабязнасці. Эфектыўнасць бізнэс-працэсаў падуладная законе Парэта "20 на 80", калі 20% дэталёвых апісанняў прынясуць 80% поспеху ўсёй аперацыі.

правіла №5

Не бойцеся праўды і будуйце схему на падставе таго, што ёсць на самой справе. Вельмі часта ўзнікае такая сітуацыя. Галоўны менеджэр распытвае сваіх падначаленых аб іх аддзелах з мэтай пабудовы схемы бізнес-працэсаў. Тыя імкнуцца і распавядаюць, як у іх усё добра. Хоць на самай справе рэальная сітуацыя далёкая ад ідэалу. Але на аснове ілжывых дадзеных будзе пабудавана няправільная схема, пасля чаго будуць прыняты неэфектыўныя рашэнні і ўся праца пойдзе марна.

Ня трэба блытаць паняцці «як ёсць», «як павінна быць» і «як я хачу, каб было». Як бы кепска ўсё ні было, бізнес-працэсы складаюцца менавіта дзеля таго, каб палепшыць гэты стан. Таму абавязкова трэба апісваць толькі рэальна існуючую сітуацыю.

Аўтаматызацыя бізнес-працэсаў

Сачыць за ўсімі падзеямі, якія адбываюцца ўнутры кампаніі, вельмі складана, асабліва калі гаворка ідзе пра буйныя карпарацыях і сіндыката. Вялікі бізнэс складана ўявіць сабе без цэлай сістэмы аўтаматызаваных праграм, якія дазваляюць аналізаваць ўваходныя дадзеныя для прыняцця рашэння. Таму на сённяшні дзень вельмі часта гаворка ідзе аб аўтаматызацыі бізнес-працэсаў.

Практычна гэта азначае, што ёсць адмысловая кампутарная праграма, якая займаецца перапрацоўкай разнастайных патокаў інфармацыі, якія забяспечваюць бізнес-працэс. Аналіз бізнес-працэсаў адбываецца ў аўтаномным рэжыме, а чалавек толькі знаёміцца з атрыманымі вынікамі і робіць адпаведны вывад.

Выбар метаду аналізу

Сутыкаючыся з пытаннем пра тое, як жа лепш апісаць бізнэс-працэсы аўтаматычным шляхам, айчынны прадпрымальнік знойдзе мноства варыянтаў, якія мала аптымізаваныя пад расійскі рынак. Практычна ўсе прапанаванае праграмнае забеспячэнне створана для заходніх кампаній, якія маюць досвед аптымізацыі вытворчасці. Але прааналізаваўшы некаторыя дадзеныя, мы стварылі свой пералік праграм, з дапамогай якіх ажыццяўляецца рэалізацыя бізнес-працэсу.

1. БЭСТ-5 «Мой бізнэс» - гэта праграмнае забеспячэнне, які часта выкарыстоўвае малы і сярэдні бізнэс. Праграма даступная для любога кампутара і вельмі простая ў выкарыстанні. Перавага яе ў тым, што яна можа аналізаваць невялікія аб'ёмы дадзеных невялікага прадпрыемства.
2. Corporate Modeler. Часта выкарыстоўваецца на сучасных прадпрыемствах, у асноўным таму, што каштуе нядорага. Пачатак бізнесу лёгка арганізаваць менавіта з гэтай праграмай, паколькі яна вельмі зручна будуе схемы бізнес-працэсаў, але аналіз практычна не праводзіць.
3. iGrafx Enterprise Central. Вельмі добрая канадская распрацоўка. Ўмее не толькі распазнаваць і складаць бізнес-планы, але і паспяхова аналізаваць масівы ўваходных дадзеных. У нашай краіне мае вельмі малое распаўсюд, хоць прадукт вельмі годны.
4. Business Studio. Найбольш вядомая расійская распрацоўка. Інтэграваная з іншымі прадуктамі MS Office (Word, Excel, Visio). Для айчыннага прадпрымальніка гэта аптымальны выбар па суадносінах кошт-вынік. Выдатна аналізуе бізнес працэс. Вытворчасць можна паспяхова аптымізаваць дзякуючы атрыманых на падставе праграмы вынікаў.

Тэхналогія пабудовы бізнэс-працэсаў

Часцей за ўсё на сённяшні дзень сустракаецца інтэграцыя аўтаматычнага і ручнога метаду пабудовы схемы «Бізнес-працэс». Аналіз бізнес-працэсаў у такім выпадку праводзіцца ў два этапы: першы з дапамогай атрыманых вынікаў на кампутары, другі - уручную кіраўніком.

Разгледзім два асноўных падыходу да пабудовы графікаў і схем. У дадзеным выпадку тэхналогія бізнес-працэсаў будзе будавацца з дапамогай такіх метадаў:

1. DFD (Data flow diagramming).
2. WFD (Work Flow Diagram).

Першы метад DFD мае на ўвазе складанне дыяграмы патокаў дадзеных. У іх склад уваходзяць: дэталізацыя работ працэсу, адказныя супрацоўнікі, неабходная дакументацыя. Такая пабудова дае поўнае ўяўленне аб дзейнасці фірмы, яе навакольных ўваходных і выходных дадзеных, усіх элементах вытворчага працэсу і сувязях паміж імі. Дадзены падыход дазваляе вылучыць свабодныя (лішнія) бізнес-працэсы, якія зніжаюць эфектыўнасць выніку і могуць быць аптымізаваныя рознымі спосабамі.

WFD - дыяграмы патокаў работ, якія апісваюць бізнэс-працэсы ніжняга ўзроўню. Развіццё бізнесу можа істотна змяніцца, калі ведаць не толькі вертыкальную іерархію дзеянняў, але і гарызантальную. Што гэта значыць?

Калі паглядзець наглядна, то WFD-дыяграмы ўяўляюць сабой сетку часовых рамак, кожная графа якой адказвае за той ці іншы працэс. Дапусцім, пастаўка тавару доўжыцца два дні - на графіцы адзначаецца пачатак і заканчэнне працэсу. Затым наступае падзея раскладкі тавару ў гандлёвай зале, і гэты працэс пачнецца толькі пасля таго, як скончыцца пастаўка. Дадзеныя наносяцца паслядоўна на графік. Падзеі, аперацыі і дзеянні могуць пераплятацца, калі выконваюцца адначасова. Пачынаць развіццё бізнесу на ранніх этапах зручна менавіта такім спосабам, вызначаючы, колькі часу неабходна на поўны вытворчы цыкл.

высновы

Для маленькага або вялікага, новага або старога прадпрыемства, трэба разуменне таго, што такое бізнэс-працэс. На любой стадыі жыццёвага цыкла фірмы аптымізацыя вытворчасці можа істотна паўплываць на далейшае развіццё. Бо галоўная мэта існавання любой арганізацыі на сённяшні дзень - задавальненне патрэб спажыўца. І калі кліент будзе задаволены, ён будзе прыносіць прыбытак. Залежнасць тут прама прапарцыйная. Чым вышэй узровень задавальнення спажыўца, тым вышэй прыбытак фірмы. А дасягнуць гэтага можна толькі шляхам аналізу і наступнага змены працэсу ўнутры прадпрыемства.