Як правільна запаўняць авансавы справаздачу

Усе супрацоўнікі, якія атрымліваюць грашовыя сродкі ў падсправаздачны, абавязаны ведаць, як запоўніць авансавы справаздачу правільна. Таму бухгалтар павінен дапамагчы пры запаўненні бланкаў, а не рабіць усё сам за супрацоўніка.

Складаецца авансавы справаздачу асабіста супрацоўнікам у адным экзэмпляры. Запаўняецца бланк авансавага справаздачы з двух бакоў. На адным баку трэба напісаць назву прадпрыемства, аддзел арганізацыі, дату запаўнення, Прозвішча, імя, пасада і паказаць, на якія мэты атрыманы і былі выдаткаваны сродкі, выдадзеныя яму ў падсправаздачны. Паказваецца колькасць першасных дакументаў і прыкладзеных лістоў да справаздачы.

У таблічнай часткі бланка паказваюць атрыманую суму, адлюстроўваюць рэшту або перарасход. На адваротным баку пералічваюць ў храналагічным парадку ўсе пацвярджаюць дакументы з указаннем сум выдаткаў. Падводзіцца выніковая грашовая сума і ставіцца асабістая подпіс. Да бланку прымацоўваюцца арыгіналы ўсіх дакументаў. Больш практычным наклеіць дакументы на ліст А4 і перанумараваць іх.

У выпадку, калі прыкладаемых дакументаў аказалася больш, чым радкоў, да авансавыя справаздачы прыкладваюць некалькі бланкаў абаротных бакоў справаздачы і на кожным зверху робяць надпіс «працяг авансавага справаздачы № ____ ад ____, Прозвішча, імя».

Бухгалтар робіць запісы на бланку з указаннем карэспандуе рахункаў, сум і рэквізітаў касавых ордэраў, па якіх канчаткова разлічваюцца з супрацоўнікам.

Далей у бухгалтэрыі робяць адзнаку аб праверцы справаздачы, сцвярджаюць суму, ставяць дату. Распісваецца бухгалтар і галоўны бухгалтар прадпрыемства, затым падаюць на зацвярджэнне кіраўніку. Пасля зацвярджэння авансавы справаздачу праводзяць у бухгалтэрыі, рэшту грошай уносіцца ў касу па прыходнага касавага ордэра, а сума перарасходу выдаецца на рукі супрацоўніка па расходных касавых ордэраў або пералічваецца на яго рахунак па заробкавых праектах.

Супрацоўнік можа сам напісаць заяву з просьбай ўтрымаць з яго заработнай платы суму астатку, альбо па рашэнні кіраўніцтва гэта можа быць зроблена ў разе не вяртання грошай на працягу месяца пасля заканчэння тэрмінаў разліку.

Наяўныя грошы з касы можна выдаваць у падсправаздачны толькі тым супрацоўнікам, з якімі заключаны працоўны дагавор і якія зрабілі справаздачу цалкам за папярэднія сумы. Спачатку работнік ўласнаручна піша заяву з просьбай выдаць яму неабходную суму грошай, паказвае мэты марнаванні і ставіць асабісты подпіс. Кіраўнік сцвярджае суму, ўсталёўвае тэрміны выдачы сродкаў і прадастаўлення справаздачы, ставіць дату і подпіс. Пасля гэтага бухгалтар мае права выдаваць грашовыя сродкі ў асабісты падсправаздачны работніку.

Перадаваць грашовыя сродкі староннім нельга. Справаздача пра грошы, якія выдаткаваны, трэба падаваць на працягу трох рабочых дзён пасля ўстаноўленага кіраўніком тэрміну. Растлумачу на прыкладах:

1.После вяртання з камандзіроўкі трэба запоўніць авансавы справаздачу, прынесці ў бухгалтэрыю праязныя дакументы, камандзіровачныя пасведчанне, страхоўку на паездку, багажныя квітанцыі, чэк на папярэдні продаж квіткоў, квітанцыі аб аплаце за нумар у гасцініцы ці дагавор найму жылля ў фізічнай асобы. Ўсё гэта - не пазней трох рабочых дзён пасля заканчэння паездкі.

2. У выпадку набыцця ТМЦ для прадпрыемства або аплаты за паслугі або арэнду да авансавыя справаздачы прыкладваюцца таварныя чэкі, акты закупа на рынку, дамовы куплі-продажу, чэкі ККА, рахункі - фактуры, таварныя накладныя не пазней трох сутак з дня адгрузкі тавару або аплаты за паслугі.

3.Почтовые выдаткі і перамовы пацьвярджаюцца квітанцыямі, рахункамі-фактурамі, папяровымі чэкамі.

Авансавы справаздачу прадастаўляецца пасля расходу загадзя выдадзеных грошай у якасці авансу. Мэты прызначэння могуць быць самыя розныя:

1.хозяйственные патрэбы

2.почтовые выдаткі

3.командировочные выдаткі

4. натарыяльныя дзеянні

Пры кампенсацыі расходаў работнiкаў за паездку ў камандзіроўку за асабісты рахунак, авансавы справаздачу не складаецца. На падставе загада кіраўніка пра камандзіроўку і справаздачных дакументаў, бухгалтэрыя пералічвае або выдае наяўныя грошы ў поўным аб'ёме затрачаных сродкаў. Ніякай заявы ад супрацоўніка пры гэтым не патрабуецца.