Прафесія документовед: службовыя абавязкі

Дакументаабарот - важная складнік дзейнасці і абавязковы элемент кіравання любой установы, арганізацыі, прадпрыемствы. Дзелавыя паперы павінны быць правільна складзеныя, сістэмна захоўвацца і аптымальна перамяшчацца. З развіццём эканомікі павялічваюцца інфармацыйныя патокі і колькасць дакументаў ва ўсіх сферах дзейнасці чалавека. Таму ў нашы дні расце попыт на досыць новую прафесію - документовед.

Хто такі документовед

Документовед - гэта спецыяліст, які займаецца рэгістрацыяй і ўлікам дакументацыі. Блізкімі прафесіямі з'яўляюцца сакратар, архівіст, справавод.

Распарадчыя дакументы кіраўніцтва павінны быць правільна аформлены ў адпаведнасці з нарматывамі і даведзены да ведама работнікаў, прычым менавіта тых, для каго распараджэння прызначаліся. Дакументы маюць ўласцівасць састараваць, выходзіць з абароту. У гэтым выпадку іх неабходна пасартаваць у адпаведнасці з заканадаўчымі актамі па справаводстве і змясціць у архіў. Усё гэта робіць документовед.

Службовыя абавязкі спецыяліста па працы з дакументамі могуць здацца сумнымі. Але гэта толькі на першы погляд. Праз рукі документоведа, асабліва, калі ён на прадпрыемстве адзін адказвае за дакументаабарот, праходзяць усе інфармацыйныя патокі, ён па дакументах можа адсочваць працу ўсіх падраздзяленняў і разумець механізмы дзейнасці і развіцця фірмы.

У буйных жа арганізацыях абавязкі спецыялістаў па працы з дакументамі, як правіла, падзеленыя: афармленнем, рэгістрацыяй, уводам у электронную базу дадзеных, кантролем выканання, захоўваннем займаюцца розныя людзі і нават цэлыя падраздзяленні.

Што павінен ведаць документовед

Каб пісьменна складаць дакументы, у якіх інфармацыя выкладзена лаканічна, дакладна і зразумела, спецыяліст павінен ведаць прызначэнне і формы складання усіх відаў дакументаў. Каб ведаць, як выглядае які мае юрыдычную сілу дакумент, ён павінен валодаць асновамі права.

Паколькі сёння вялікая частка дакументаў захоўваецца на электронных носьбітах, і патрэбны кампутарны абмен інфармацыяй, спецыяліст па дакументазвароце павінен разбірацца ў праграмнай забеспячэнні. Ён павінен фарміраваць электронныя базы дадзеных і ўмець тлумачыцца з персаналам, якія абслугоўваюць аўтаматызаваныя сістэмы стварэння, захоўвання і перадачы дакументаў.

Для захоўвання дакументаў у архіве спецыяліст павінен ведаць пэўныя правілы і тэхнічныя ўмовы. Прызначэнне дакументаў і іх канфідэнцыяльнасць, тэрміны, умовы захоўвання - па гэтых прыкметах трэба пасартаваць дакументы ў архіве, а затым яшчэ стварыць эфектыўную сістэму пошуку.

абавязкі документоведа

Службовыя абавязкі документоведа ва ўстанове ўключаюць у сябе

- складанне, улік, захоўванне і кантроль дакументаў;

- сістэматызацыю дакументазвароту і забеспячэнне перамяшчэння дакументаў;

- арганізацыю аптымальнага документопотока ўнутры арганізацыі;

- арганізацыю захоўвання і распрацоўку класіфікатараў дакументацыі;

- сартаванне, экспертызу каштоўнасці і перадачу ў архіў дакументаў з мінулым тэрмінам дзеяння;

- парадкаванне уваходнай дакументацыі;

- распрацоўку стандартных формаў і табель дакументаў;

- стварэнне баз дакументаў са стварэннем рэгістрацыйных нумароў і індэксаў і электронных адрасоў захоўвання;

- падрыхтоўку неабходных матэрыялаў да нарады, перамоваў і сустрэчам.

Вядучы документовед службовыя абавязкі выконвае, уласна кажучы, тыя ж, але з большай доляй адказнасці, плюс дае заданні ніжэйстаячым супрацоўнікам.

Службовыя абавязкі документоведа ў адукацыйным установе

Документовед ў адукацыйным установе павінен ведаць акрамя іншых заканадаўчых актаў Закон РФ "Аб адукацыі". Паколькі дзіцячыя сады і школы маюць абмежаваны штат, то документовед сумяшчае абавязкі і сакратара, і справавода, і кадравага работніка, кіруецца ў працы метадычнымі рэкамендацыямі па працы з дакументамі ў агульнаадукацыйных установах (ліст Міністэрства адукацыі РФ ад 2000/12/02 г. №03-51 / 64).

Службовыя абавязкі документоведа ў дзіцячым садзе, акрамя ўсяго, ўключаюць складанне працоўных дагавораў з супрацоўнікамі і афармленне асабістых спраў, вядзенне кнігі ўліку дзяцей. Ён таксама працуе з воінскай ўліковых сталом і вядзе адпаведную дакументацыю, калі ва ўстанове ёсць ваеннаабавязаныя супрацоўнікі.

Документовед службовыя абавязкі ў школе дапаўняе падрыхтоўкай праектаў распарадчых дакументаў па руху кантынгенту і афармленні асабістых спраў, вядзеннем алфавітнай кнігі вучняў і ўлікам гадзін вучэбнай працы работнікаў школы, апрацоўкай і афармленнем здачы асабістых спраў вучняў у архіў.

Вышэйшыя навучальныя ўстановы вядуць не толькі адукацыйную дзейнасць, але і навуковую.

Службовыя абавязкі документоведа ў ВНУ прымушаюць спецыяліста хоць бы ў агульных рысах разумець профіль дзейнасці канкрэтнага факультэта, бо яму даводзіцца рыхтаваць дакументы для пасяджэнняў і нарад і весці іх пратаколы і тэлефонныя перамовы па даручэнні дэкана.

Асабістыя якасці спецыяліста па дакументазвароце

Ўважлівасць - гэта самае галоўнае якасць спецыяліста па працы з дакументамі. Акуратнасць, скрупулёзнасць і адказнасць дапаўняюць спіс асабістых якасцяў, неабходных для працы з дзелавымі паперамі. Памылкі ў дадзеных, парушэнне норм заканадаўства, страта дакументаў могуць дорага абысціся прадпрыемству пры заключэнні дагавора або кадравым аўдыце.

Аб'ёмы інфармацыі, з якімі працуе документовед, патрабуюць добрай памяці.

Для працы ў любой сферы яму патрэбныя уседлівасць і пісьменнасць пры працы з паперамі, а ў сферы кіравання персаналам - і арганізатарскія здольнасці, і крэатыўнасць, і камунікацыйныя навыкі.

Пастаноўка правільных мэтаў і праца са структурай кампаніі, так званыя прадпрымальніцкія якасці, неабходныя документоведу для арганізацыі аптымальнага дакументазвароту і класіфікатара.

Часта на невялікіх фірмах документовед працуе адзін. Самаарганізаванасць, дысцыплінаванасць і самакантроль дапамагаюць арганізаваць эфектыўную работу.

Патрабаванні да документоведу

Салідная нарматыўна-прававая база па дакументазвароце патрабуе прафесійнай падрыхтоўкі. Таму пры прыёме на працу патрабуецца дыплом вышэйшай навучальнай установы або сярэдняй спецыяльнай навучальнай установы па спецыяльнасцях «Дакументазнаўства», «дакументацыйнага забеспячэння прадпрыемства». Існуюць таксама сумежныя спецыяльнасці «дакументацыйнага забеспячэння ў юрыспрудэнцыі» або «Інфармацыйнае забеспячэнне прадпрыемства».

Заканадаўчыя і падзаконныя акты, распарадчыя, нарматыўныя і кіруючыя дакументы вышэйстаячых органаў, якія тычацца дакументазвароту, - гэта агульныя патрабаванні да дакументаў, якія павінен ведаць документовед. Службовыя абавязкі патрабуюць ведаў ці хаця б іх асноў па метадах аналізу, даследавання, праектавання, рэалізацыі і развіцця дакументацыйнага сістэм, па праектаванні і эксплуатацыі аўтаматызаваных сістэм кіравання; арганізацыі архіўнай справы і асновы бела праграмавання.

Перавагі і недахопы прафесіі документоведа

Прафесія документоведа універсальная. Дыплом і веды па спецыяльнасці дазваляюць выпускніку працаваць у любой арганізацыі, бо дакументаабарот ёсць усюды. Гэта галоўнае годнасць прафесіі.

Другім перавагай можна лічыць магчымасць працаваць адміністратарам, архівістам, справаводам, сакратаром-рэферэнтам, офіс-мэнэджэрам, памочнікам кіраўніка, а не толькі документоведом.

Трэці плюс складаецца ў тым, што, нягледзячы на ўяўную руціннай працы, документовед знаходзіцца ў цэнтры інфармацыйных патокаў ў арганізацыі і валодае практычна ўсімі яе сакрэтамі. Часам ён, акрамя вышэйшага кіраўніцтва, адзіны ўладальнік гэтых сакрэтаў.

Досвед працы і прадпрымальніцкая жылка дазваляюць документоведу пры жаданні арганізаваць уласную справу па прадастаўленні інфармацыйных паслуг.

Да плюсаў прафесіі можна аднесці таксама працу ў офісе ў добрых умовах па-за залежнасці ад профілю дзейнасці прадпрыемства і строгі графік працы.

Недахопы прафесіі документоведа - гэта аднатыпнасць і, самае галоўнае, вялікая адказнасць.

Дзе можа працаваць документовед

Паколькі документоведы, якія атрымалі адукацыю па профілі, ўмеюць працаваць з усімі відамі дакументаў (бухгалтарскімі, кадравымі, навукова-тэхнічнымі), яны могуць быць запатрабаваны ў самых розных арганізацыях:

- у органах улады, як мясцовых, так і дзяржаўных;
- у органах ведамаснага кіравання;
- у архіўна-дакументацыйнага службах інжынерна-тэхнічных і праектных, навукова-даследчыя устаноў, у ахове здароўя, архіўных, бібліятэчных і музейных, праваахоўных структурах;
- у адміністрацыйных службах і аддзелах камерцыйных структур: справаводства, офіс-менеджмент, кіраванне персаналам;
- у бізнэсе па распрацоўцы інфармацыйных сістэм, дакументацыйнага кансалтынгу, аўдыту інфармацыйнай бяспекі.

Кар'ерны рост документоведа залежыць ад месца працы. У вялікіх структурах ён можа падняцца да кіраўніка спраў, у маленькіх - да памочніка кіраўніка. Вяршыняй кар'еры документоведа можна лічыць падрыхтоўку дакументаў для Урада і Прэзідэнта Расійскай Федэрацыі.