Эфектыўнасць бухгалтарскага ўліку: тэрмін захоўвання дакументаў

На эфектыўнасць бухгалтарскага ўліку шмат у чым уплывае пісьменная арганізацыя захоўвання дакументаў, якія запасяцца на прадпрыемстве. Таму, каб пазбегнуць праблем, любы бухгалтар павінен абавязкова азнаёміцца з патрабаваннямі да тэрмінаў і парадку захоўвання дакументаў у адпаведнасці з заканадаўствам Расійскай Федэрацыі.

Які парадак захоўвання дакументаў?

Федэральны заканадаўства з 2013 года патрабуе, каб любое прадпрыемства захоўвала ўсе першасныя дакументы, бухгалтарскую справаздачнасць, рэгістры бухгалтарскага ўліку і стандарты працы, а таксама любыя іншыя дакументы, звязаныя з дзейнасцю дадзенага эканамічнага суб'екта. Распаўсюджваецца гэтае правіла і на тэрмін захоўвання дакументаў у электроннай форме, якія ўсё больш і больш выкарыстоўваюцца ў гаспадарчай дзейнасці прадпрыемстваў розных арганізацыйна-прававых формаў.

Як доўга трэба захоўваць дакументы?

Тэрмін захоўвання дакументаў - не менш за пяць гадоў, або больш (у адпаведнасці з правіламі, усталяванымі ў арганізацыі). Цікава, што падатковы кодэкс прадугледжвае іншыя тэрміны захоўвання (чатыры гады). Гэта тычыцца ўсёй бухгалтарскай справаздачнасці, а тэрмін разлічваецца з моманту яе апошняга выкарыстання. Лепш за ўсё, вядома, захоўваць дакументы на працягу пяці гадоў, што зберажэ вам шмат часу і нерваў, калі нешта здарыцца! Асобна варта разглядаць дакументы па знешнегандлёвых здзелках. Калі ў замежнай дзяржаве-контрагентаў прадугледжаны большы тэрмін захоўвання дакументаў, чым у РФ, то лепш выбраць яго, а не спадзявацца, што са здзелкай ў будучыні не будзе ніякіх праблем. І гэта абавязкова трэба прадугледзець ва ўнутраным рэгламенце прадпрыемствы, што папярэдзіць мноства памылак супрацоўнікаў.

Хто нясе адказнасць за захоўванне дакументаў?

У адпаведнасці з «літарай" закона, кіраўнік арганізацыі, г.зн. яе генеральны дырэктар, персанальна адказны за зберажэнне дакументаў у архівах прадпрыемства. Калі тэрмін захоўвання дакументаў або арганізацыя дакументазвароту не будзе выкананая, то з прадпрыемства спаганяецца штраф у дзесяць тысяч рублёў, а за паўторнае парушэнне - трыццаць тысяч рублёў. У выпадку ж, калі падобная безадказнасць прывяла да прыніжэння падатковай сумы, то давядзецца выплаціць дваццаць адсоткаў ад нявыплачанага падатку, аднак гэты штраф не можа быць менш за сорак тысячы рублёў. Заканадаўства РФ таксама асобна ўсталёўвае спагнаньня з службовых асоб за страты, да якіх прывяла неэфектыўная арганізацыя захоўвання дакументаў на прадпрыемстве.

Як адбываецца знішчэнне дакументаў, тэрмін даўнасці якіх ужо скончыўся?

Для пачатку трэба адзначыць, што некаторыя дакументы не знішчаюцца, а перадаюцца ў муніцыпальны архіў, таму вельмі важна не толькі адзначыць іх тэрмінам захоўвання, але і паклапаціцца аб нанясеньні надпісу «Экспертна-праверачная камісія» (ЭПК). Калі няма неабходнасці перадаваць дакументы ў архіў, то кіраўнік арганізацыі павінен выдаць акт аб знішчэнні дакументаў. Калі ж такі акт не быў складзены, то дакументы прапалі, і неабходны загад аб прызначэнні камісіі па расьсьледаваньні такой згубы.