Складской ўлік у Excel. Простая праграма для аўтаматызацыі складскога ўліку

Складской ўлік у Excel - гэта цудоўнае рашэнне для любой гандлёвай кампаніі або вытворчай арганізацыі, якім важна весці ўлік колькасць матэрыялаў, сыравіны і гатовай прадукцыі.

Каму могуць дапамагчы электронныя табліцы

Буйныя фірмы набываюць для гэтых мэтаў гатовыя рашэнні ў электронным фармаце. Аднак яны каштуюць досыць дорага, а некаторыя складаныя праграмы патрабуюць прыцягваць да працы на складзе кваліфікаванага супрацоўніка з высокай зарплатай. Гэта не пад сілу пачаткоўцам або невялікім кампаніям. На шчасце, выйсце ёсць, і можна выкарыстоўваць табліцы Excel. Гэты электронны інструмент, які саступае па папулярнасці толькі офіснай праграме Word, мае функцыянал, цалкам дастатковы для вырашэння задач складскога ўліку.

Некалькі важных правілаў

Тыя, каго цікавіць пытанне аб тым, як паводзіць складской ўлік, павінны з самага пачатку сур'ёзна падысці да пытання стварэння ўласнай кампутарнай праграмы. Пры гэтым варта з самага пачатку прытрымлівацца наступных правілаў:

• Усе даведнікі павінны першапачаткова стварацца максімальна дакладна і падрабязна. У прыватнасці, нельга абмяжоўвацца простым указаннем назваў тавараў і варта таксама паказваць артыкулы, коды, тэрміны прыдатнасці (для пэўных відаў) і інш.
• Пачатковыя рэшткі звычайна ўводзяцца ў табліцы ў грашовым выразе.
• Варта выконваць храналогію і ўносіць дадзеныя аб паступленні тых ці іншых тавараў на склад раней, чым аб адгрузцы пакупніку.
• Перад запаўненнем табліц Excel неабходна абавязкова правесці інвентарызацыю.
• Варта прадугледзець, якая дадатковая інфармацыя можа спатрэбіцца, і ўводзіць і яе, каб у далейшым не прыйшлося удакладняць дадзеныя для кожнага з тавараў.

Складской ўлік у Excel: агульныя рэкамендацыі

Перад тым як прыступіць да распрацоўкі электроннай табліцы для забеспячэння нармальнага функцыянавання вашага склада, варта ўлічыць яго спецыфіку. Агульныя рэкамендацыі ў такім выпадку наступныя:

• Неабходна скласці даведнікі: «Пакупнікі», «Пастаўшчыкі» і «Кропкі ўліку тавараў» (невялікім кампаніям яны не патрабуюцца).
• Калі пералік прадукцыі адносна пастаянны, то можна парэкамендаваць стварыць іх наменклатуру ў выглядзе базы дадзеных на асобным лісце табліцы. У далейшым расход, прыход і справаздачы патрабуецца запаўняць са спасылкамі на яе. Ліст у табліцы Excel з загалоўкам «Наменклатура» павінен змяшчаць найменне тавару, коды прадукцыі, таварныя групы, адзінкі вымярэння і да т.п.
• Справаздача фармуецца з дапамогай інструмента "Зводная табліца».
• Паступленне тавараў (прадукцыі) на склад павінна ўлічвацца на лісце «Прыход».
• Патрабуецца стварыць лісты «Выдатак» і «Рэшткі» для адсочвання бягучага стану.

ствараем даведнікі

Каб распрацаваць праграму, каб весці складской ўлік у Excel, стварыце файл з любым назвай. Напрыклад, яно можа гучаць, як «Склад». Затым запаўняем даведнікі. Яны павінны мець прыкладна наступны выгляд:

Каб загалоўкі не «ўцякалі», іх патрабуецца замацаваць. З гэтай мэтай на ўкладцы «Выгляд» ў Excel трэба зрабіць клік па кнопцы «Замацаваць вобласці».

Сапраўды гэтак жа выглядае табліца «Пакупнікі».

Забяспечыць зручны і часткова аўтаматызаваны складской ўлік праграма бясплатная зможа, калі стварыць у ёй дапаможны даведнік пунктаў водпуску тавараў. Праўда, ён спатрэбіцца толькі ў тым выпадку, калі кампанія мае некалькі гандлёвых кропак (складоў). Што тычыцца арганізацый, якія маюць адзін пункт выдачы, то такі даведнік для іх ствараць няма сэнсу.

Ўласная праграма «Склад»: ствараем ліст «Прыход»

Перш за ўсё, нам спатрэбіцца стварыць табліцу для наменклатуры. Яе загалоўкі павінны выглядаць як «Найменне тавару», «Гатунак», «Адзінка вымярэння», «Характарыстыка», «Каментарый».

затым:

• Вылучаем дыяпазон гэтай табліцы.
• У полі «Імя», размешчаным прама над ячэйкай з назвай «А», ўводзяць слова «Таблица1».
• Гэтак жа паступаюць з адпаведным дыяпазонам на лісце «Пастаўшчыкі». Пры гэтым паказваюць «Таблица2».
• Фіксацыі прыходных і расходных аперацый вырабляецца на двух асобных лістах. Яны дапамогуць весці складской ўлік у Excel.

Для «Прыхода» табліца павінна мець выгляд, як на малюнку ніжэй.

Аўтаматызацыя ўліку

Складской ўлік у Excel можна зрабіць больш зручным, калі карыстач зможа сам выбіраць з гатовага спісу пастаўшчыка, найменне тавару і кропку ўліку.

Пры гэтым:

• адзінка вымярэння і код пастаўшчыка павінны адлюстроўвацца ў табліцы аўтаматычна, без удзелу аператара;
• нумар накладной, дата, кошт і колькасць ўносяцца ўручную;
• праграма «Склад» (Excel) разлічвае кошт аўтаматычна, дзякуючы матэматычных формулах.

Для гэтага ўсе даведнікі патрабуецца адфарматаваць у выглядзе табліцы і для слупка "Назва" стварыць выпадальны спіс. Для гэтага:

• вылучаем слупок (акрамя шапкі);
• знаходзім ўкладку «Дадзеныя»;
• націскаем на абразок «Праверка дадзеных»;
• у полі «Тып дадзеных» шукаем «Спіс»;
• у полі «Крыніца» паказваем функцыю «= ДВССЫЛ (" намэнклятура! $ A $ 4: $ A $ 8 ")».
• выстаўляем галачкі насупраць «Ігнараваць пустыя вочкі» і «Спіс дапушчальных значэнняў».

Калі ўсё зроблена правільна, то пры запаўненні 1-га слупка можна проста выбіраць назву тавару з спісу. Пры гэтым у слупку «Адз. змен. »з'явіцца адпаведнае значэнне.

Сапраўды гэтак жа ствараюцца аўтазапаўненне для слупкоў «Код» і «Пастаўшчык», а таксама выпадальны спіс.

Для запаўнення графы «Кошт» выкарыстоўваюць формулу множання. Яна павінна мець выгляд - «= цана * колькасць».

Трэба таксама сфармаваць выпадальны спіс пад назвай «Кропкі ўліку», які будзе паказваць, куды быў адпраўлены які паступіў тавар. Гэта робіцца сапраўды гэтак жа, як у папярэдніх выпадках.

«Адваротны ведамасць»

Зараз, калі вы амаль ужо стварылі зручны інструмент, які дазваляе вашай кампаніі весці складской ўлік у Excel бясплатна, засталося толькі навучыць нашу праграму карэктна адлюстроўваць справаздачу.

Для гэтага пачынаем працаваць з адпаведнай табліцай і ў пачатак часовага перыяду выстаўляем нулі, так як складской ўлік весці яшчэ толькі збіраемся. Калі ж яго ажыццяўлялі і раней, то ў гэтай графе павінны будуць адлюстроўвацца рэшткі. Пры гэтым адзінкі вымярэння і назвы тавараў павінны брацца з наменклатуры.

Каб палегчыць складской ўлік, праграма бясплатная павінна запаўняць слупкі «Адгрузкі» і «Паступленне» з дапамогай функцыі СУММЕСЛИМН.

Рэшткі тавараў на складзе лічым, выкарыстоўваючы матэматычныя аператары.

Вось такая ў нас атрымалася праграма «Склад». З часам вы можаце самастойна ўнесці ў яе карэктывы, каб зрабіць ўлік тавараў (вашай прадукцыі) максімальна зручным.